9.2. Формирование дел

9.2.1. Формирование и хранение дел до передачи их в архив осуществляется структурными подразделениями и Службой делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется руководителем подразделения или исполнителем в соответствии с номенклатурой дел подразделения.

9.2.2. Электронные дела формируются и хранятся до передачи их в архив в АС ДОУ Росимущества.

9.2.3. Ответственность за формирование дел возлагается на делопроизводителей подразделений.

Хранение документов россыпью не допускается.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом архива.

9.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

в дело подшиваются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно (годовые планы и отчеты отделять от квартальных и месячных; утвержденные штатные расписания от их проектов и т.д.);

в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, комплексных, судебных, а также личных дел, которые формируются в течение работы данного лица в учреждении;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы, правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

ксерокопии, факсо- и телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

не допускается включение в дело не относящихся к нему документов, а также документов, подлежащих возврату, лишних экземпляров, черновиков;

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см), при превышении данного объема заводится второй и последующие тома;

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома ("т. 1", "т. 2") и при необходимости заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Подлинники отправляемых документов могут быть помещены в дело только при наличии письменных пояснений исполнителя ("адресат выбыл" и т.д.).

9.2.5. Комплексные дела (по проведению аукционов, конкурсов, контролю за выполнением распоряжений, договоров и др.) формируются в порядке, определяемом Службой делопроизводства совместно с подразделениями, в которых они образуются, и одобренном ЦЭК Росимущества.

9.2.6. Систематизация документов внутри дела осуществляется так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке, вопросно-логической последовательности или их сочетании, или по алфавиту авторов и корреспондентов.

9.2.7. При хронологическом порядке расположения документов в делах постоянного хранения и со сроком хранения свыше 10 лет наиболее ранние документы располагаются в начале дела, более поздние - в конце.

В текущем делопроизводстве допускается обратный хронологический порядок в расположении документов при формировании документов со сроком хранения до 10 лет. Такие дела в случае передачи на временное архивное хранение подлежат переформированию.

9.2.8. По хронологии в зависимости от вида документов формируются в дела копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то такие документы подшиваются в дело с перепиской постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

В случае если несколько документов исполнены одним документом, в делах обязательно оформляются взаимные ссылки.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями и документами, послужившими основанием для их издания.

Приказы группируются в дела раздельно в соответствии с их видами и установленными сроками хранения: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы о командировках и другие.

Положения, инструкции, утвержденные приказами или распоряжениями Росимущества, группируются вместе с указанными распорядительными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы и документы к ним в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов к ним в дела того года, на (за) который они составлены, независимо от времени их составления. Например, план на 2010 год, составленный в 2009 году, должен быть отнесен к 2010 году, а отчет за 2017 год, составленный в 2018 году, - к 2017 году.

Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

9.2.9. В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Личные карточки, лицевые счета по заработной плате работников Росимущества формируются в дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Переписка группируется в дела за период календарного года по тематике и/или корреспондентам и помещается за документом-запросом (обращением), систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ инициативные письма - в порядке исходящих номеров. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.2.10. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка "Электронные документы" проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в АС ДОУ Росимущества в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

9.2.11. Если часть документов дела представлена на бумажном носителе, часть документов дела составляют электронные документы ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

9.2.12. Документы с пометкой "ДСП" в зависимости от служебной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

При включении документа с пометкой "ДСП" в дело с несекретными документами, не имеющими указанного ограничения, данное дело получает пометку "ДСП". В номенклатуру дел вносится соответствующее уточнение - в графе "Индекс дела" к номеру дела добавляется буквенный индекс "ДСП".

В случае когда в структурном подразделении образуется большое количество документов и дел одного вида (приказы, инструкции, отчеты и т.д.) как с пометкой "ДСП", так и без этой пометки, целесообразно предусматривать их формирование в обособленные дела соответствующего вида.

В структурных подразделениях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов с пометкой "ДСП", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы с пометкой "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).