6.1. Общие принципы организации документооборота

6.1.1. Все документы Росимущества (подготовленные на бумажных носителях и электронные документы) делятся на три документопотока:

входящие (поступающие) - документы, поступающие из сторонних организаций;

исходящие (отправляемые) - документы, направляемые в другие организации;

внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях Агентства и используемые в пределах Росимущества.

6.1.2. В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

6.1.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росимуществе, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Росимущества, настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и иными правовыми актами.

6.1.4. При организации документооборота следует исходить из следующих принципов:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранении необоснованных согласований проектов документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

6.1.5. Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания подлежат регистрации.

Регистрация документов, а также учет количества документов в Росимуществе осуществляются с использованием АС ДОУ.

Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз в Службе делопроизводства.

6.1.6. Служба делопроизводства, делопроизводители подразделений, а также работники Росимущества в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в АС ДОУ документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в АС ДОУ присваивается регистрационный номер.

При включении в АС ДОУ проектов документов, подготовка которых осуществляется Росимуществом, им присваивается временный учетный внутрисистемный номер.

Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

6.1.7. Для осуществления поиска документа используются поисковые данные ЭРК документов в АС ДОУ, где указаны основные реквизиты документа и (или) указания по исполнению документа (резолюции). При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: наименование вида документа, дата принятия, номер документа, содержание (любое слово или фраза) и тому подобное.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов.

6.1.8. При необходимости доступ к поиску и чтению электронных копий документов в АС ДОУ может быть ограничен для работников Росимущества, в чью компетенцию не входит работа с соответствующими документами в рамках исполнения должностных обязанностей.

6.1.9. Доставка и отправка документов в Росимуществе осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной связи, посредством электронной почты Росимущества, АС ДОУ, МЭДО, межведомственного портала по управлению государственной собственностью в сети Интернет (МВ Портал), через сайт Росимущества, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (Портал государственных услуг).

6.1.10. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 (далее - Правила обмена документами в электронном виде).