Приказ Росприроднадзора от 05.10.2022 N 440 (ред. от 19.02.2025) "Об утверждении Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной службы по надзору в сфере природопользования, ее территориальных органов и подведомственных...

1.5. Организация документационного обеспечения управления и хранения документов

83

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору в сфере природопользования, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения

Постоянно

ДЗН

ДЗН

84

Номенклатура дел

Постоянно

Постоянно

Постоянно

85

Номенклатура дел структурного подразделения

3 года

3 года

3 года

86

Типовые номенклатуры дел организации

Постоянно

ДЗН

ДЗН

87

Сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации

ДЗН

ДЗН

ДЗН

88

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 год (1)

1 год (1)

1 год (1)

(1) После снятия с контроля

89

Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов)

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После замены новыми

90

Переписка о нарушении правил пересылки документов

1 год

1 год

1 год

91

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 года

3 года

3 года

92

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

93

Журнал учета бланков строгой отчетности (бланков разрешений на ввоз в Российской Федерацию или транзит через территорию Российской Федерации ядовитых веществ)

3 года

3 года

-

94

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

95

Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов

ДЛО

ДЛО

ДЛО

96

Акты об уничтожении печатей и штампов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации

97

Обязательства (расписки) об обеспечении сохранности сведений, составляющих государственную тайну

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

(1) После прекращения действия допуска

98

Журнал инструктажа должностных лиц, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну

ДМН

ДМН

ДМН

99

Документы (служебные записки, медицинские справки, списки и др.) по оформлению допуска к государственной тайне

5 лет

5 лет

5 лет

100

Карточки на допуск к государственной тайне по первой, второй и третьей формам

5 лет (1)

5 лет (1)

5 лет (1)

(1) После прекращения действия допуска

101

Журнал учета карточек на допуск граждан к государственной тайне

5 лет

5 лет

5 лет

102

Карточки учета осведомленности должностных лиц, работников в сведениях, составляющих государственную тайну

10 лет

10 лет

10 лет

103

Документы (заключения, решения) об осведомленности должностных лиц (работников) в сведениях особой важности и (или) совершенно секретных сведениях, оформленные при снижении формы допуска или увольнении

10 лет

10 лет

10 лет

104

Переписка с министерствами, ведомствами, учреждениями, организациями по вопросам осведомленности должностных лиц (работников) в сведениях особой важности и (или) совершенно секретных сведениях

5 лет

5 лет

5 лет

105

Журнал учета заявлений должностных лиц (работников), допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, о планируемом выезде из Российской Федерации

5 лет

5 лет

5 лет

106

Журнал регистрации заключений об осведомленности должностных лиц (работников) в сведениях особой важности и (или) совершенно секретных сведениях

5 лет

5 лет

5 лет

107

Анкеты опроса должностных лиц (работников), допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, выезжавших за границу Российской Федерации

10 лет

10 лет

10 лет

108

Журнал учета проведения опроса должностных лиц, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, выезжавших за границу Российской Федерации

3 года

3 года

3 года

109

Предписания на выполнение заданий, связанных с работами со сведениями (допуском к сведениям), составляющими государственную тайну

5 лет

5 лет

5 лет

110

Журнал учета выдачи предписаний

5 лет

5 лет

5 лет

111

Справки о допуске должностных лиц (работников) к сведениям, составляющим государственную тайну

5 лет

5 лет

5 лет

112

Журнал учета выдачи справок о допуске

5 лет

5 лет

5 лет

113

Журнал учета должностных лиц (работников), прибывающих в служебные командировки, связанные с допуском к сведениям, составляющим государственную тайну

5 лет

5 лет

5 лет

114

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи (2), выделения дел и документов к уничтожению (3), об утрате (повреждении) документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

(1) В государственные архивы передается при ликвидации организации

(2) Акты структурных подразделений - 5 лет

(3) Акты структурных подразделений - 3 года

115

Документы (книги учета поступления и выбытия дел, документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

(1) В государственные архивы передается при ликвидации организации

116

Журнал учета исполнительных производств

-

5 лет

-

117

Описи дел (1):

(1) Структурных подразделений - 3 года после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи

(2) Неутвержденные - до минования надобности

(3) В государственные архивы передается при ликвидации организации

(4) После уничтожения дел

а) постоянного хранения (утвержденные)

Постоянно (2)

Постоянно (2)

Постоянно (2)

б) по личному составу

Постоянно (3)

Постоянно (3)

Постоянно (3)

в) временного хранения

3 года (4)

3 года (4)

3 года (4)

118

Документы (постановления, протоколы, акты, служебные записки, переписка) о выдаче дел, документов, описей во временное пользование, изъятии дел и документов

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

(1) После возвращения дел, документов.

Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет ЦЭК (ЭК).

Для невозвращенных дел, документов постоянного хранения и по личному составу - постоянно, хранятся в деле фонда

119

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

5 лет

5 лет

120

Копии архивных справок, архивных выписок, выданных по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 лет

5 лет

5 лет

121

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 лет (1) ЭПК

5 лет (1) ЭПК

5 лет (1) ЭПК

(1) После истечения срока действия договора

122

Договоры депозитарного хранения документов, приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

(1) Договоры, контракты об оказании услуг - 5 лет после истечения срока действия договора, контракта

123

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

5 лет

5 лет

5 лет

124

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

1 год

1 год

1 год

125

Акты:

а) проверки наличия документов с пометкой "Для служебного пользования"

3 года

3 года

3 года

б) проверки наличия, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

3 года

3 года

3 года

в) об уничтожении бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

3 года

3 года

3 года

г) о выделении к уничтожению копий документов

1 год

1 год

1 год

126

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы учета, регистрации и контроля исполнения документов:

(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, командировках - 5 лет

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;

Постоянно (1)

Постоянно (1)

Постоянно (1)

б) распорядительных документов по личному составу (2);

50 лет

50 лет

50/75 лет

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;

5 лет

5 лет

5 лет

г) поступающих и отправляемых документов;

5 лет

5 лет

5 лет

д) контроля исполнения документов;

3 года

3 года

3 года

е) обращений граждан;

5 лет

5 лет

5 лет

ж) телеграмм, факсов, электронных сообщений

3 года

3 года

3 года

з) фото-, фоно-, видеодокументов

3 года

3 года

3 года

127

Документы (журналы, книги, карточки, листы, акты) учета:

(1) После возвращения всех дел

а) приема посетителей;

3 года

3 года

3 года

б) рассылки документов;

2 года

2 года

2 года

в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях;

3 года

3 года

3 года

г) бланков строгой отчетности (гербовых бланков);

3 года

3 года

3 года

д) выдачи дел во временное пользование;

3 года (1)

3 года (1)

3 года (1)

е) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа;

5 лет

5 лет

5 лет

ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

1 год

1 год

1 год

(в ред. Приказа Росприроднадзора от 19.02.2025 N 99)

(см. текст в предыдущей редакции)
1.4. Контроль 1.6. Информатизация деятельности