IV. Организация рассмотрения обращений в структурных подразделениях Роструда

38. Руководитель либо должностное лицо структурного подразделения, определенное в качестве ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Роструда и наделенное соответствующими полномочиями (далее - ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Роструда), например, секретарь структурного подразделения Роструда, принимает из "электронной папки" СЭД поступившие обращения, знакомится с содержанием обращений, просматривая их электронный образ по мере их поступления, и, после принятия решения об их рассмотрении, определяет в СЭД в качестве исполнителей начальников соответствующих отделов структурного подразделения Роструда, направляет в Государственные инспекции труда в субъекте РФ поручения по вопросам, относящимся к их компетенции, используя СЭД.

39. В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение Роструда его руководитель в срок до 3 рабочих дней с даты регистрации обращения в Роструде возвращает его в Группу по работе с обращениями граждан с пометкой для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

40. В случае если срок возврата ошибочно направленного обращения превышает 3 рабочих дня, структурное подразделение - исполнитель готовит окончательный ответ гражданину на основании информации, предварительно запрошенной из структурного подразделения Роструда, в ведении которого находится рассмотрение вопросов, содержащихся в обращении.

41. Передача обращений из одного структурного подразделения Роструда в другое осуществляется только через Группу по работе с обращениями граждан на основании соответствующей служебной записки, в которой указывается причина возврата.

42. В случае разногласий между руководителями структурных подразделений Роструда о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается руководством Роструда в соответствии с распределением обязанностей между руководством Роструда.

43. Начальники (заместители начальников) отделов структурных подразделений Роструда ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяют наличие информации о факте направления обращений для рассмотрения в их отделы через СЭД, знакомятся с содержанием обращений, просматривая их электронный образ, и, исходя из компетенции отделов, определяют в СЭД в качестве исполнителя должностное лицо отдела (далее - основной исполнитель).

44. Основной исполнитель ежедневно, не реже 2 раз в день, проверяет наличие информации о факте направления обращения для рассмотрения, знакомится с содержанием обращения, просматривая его электронный образ, и приступает к подготовке необходимых ответов или соответствующих запросов.

45. Общий срок и порядок рассмотрения обращений в Роструде по существу определяется в соответствии с Федеральным законом.

46. Принятие решения о безосновательности очередного обращения и прекращения переписки с российским или иностранным гражданином, лицом без гражданства, объединением граждан, в том числе юридическим лицом, по конкретному вопросу осуществляется в следующем порядке:

уполномоченное лицо, рассматривающее обращение заявителя, проверяет поставленный в обращении заявителя вопрос на повторность и неоднократность;

уполномоченное лицо, рассматривающее обращение заявителя, проверяет наличие в обращении новых доводов и обстоятельств;

если в обращении имеются новые доводы и обстоятельства, то рассмотрение обращения происходит в установленном порядке;

если в повторном обращении отсутствуют новые доводы и обстоятельства, то уполномоченное лицо, рассматривающее обращение заявителя, направляет заявителю ответ по существу поставленных вопросов с предупреждением о возможности прекращения переписки;

к ранее направляемым (повторным) обращениям и очередному обращению можно отнести как обращения, направленные автором, так и обращения автора, перенаправленные иным органом или иным должностным лицом;

если в повторном обращении отсутствуют новые доводы и обстоятельства, то уполномоченное лицо, рассматривающее обращение заявителя, докладывает руководству Роструда существо первичного и повторных обращений заявителя, сведения о доводах и обстоятельствах, сведения о направлении предупреждения о возможности прекращения переписки, существо настоящего обращения, о безосновательности очередного обращения и прекращения переписки с заявителем по конкретному вопросу. В случае согласия о безосновательности очередного обращения руководством Роструда принимается решение о прекращении переписки с заявителем.

47. С целью обеспечения организации и персонифицированного учета работы в СЭД разграничение доступа к обращениям в структурном подразделении - ответственном исполнителе и структурном подразделении - соисполнителе осуществляется в следующем порядке:

руководитель структурного подразделения Роструда имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении во вверенном ему структурном подразделении;

заместитель руководителя структурного подразделения Роструда имеет доступ к обращениям, по которым он в СЭД указан в качестве одного из участников рассмотрения, а при исполнении обязанностей руководителя структурного подразделения Роструда - ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в структурном подразделении Роструда;

секретарь структурного подразделения Роструда имеет доступ ко всему массиву обращений, находящихся на рассмотрении в структурном подразделении Роструда;

начальник отдела имеет доступ к обращениям, по которым в СЭД указан либо он, либо должностное лицо его отдела в качестве одного из участников рассмотрения;

должностное лицо отдела имеет доступ к обращениям, по которым в СЭД его указали в качестве одного из участников рассмотрения.

48. Структурные подразделения - соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку ответа гражданину, представляют в структурное подразделение - ответственного исполнителя предложения для включения в проект ответа или сообщают об их отсутствии.

49. В случае если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, руководством структурного подразделения - ответственного исполнителя принимаются меры с целью получения необходимых материалов для обоснованного принятия решения.

50. В случае необходимости рассматривающие обращение должностные лица соответствующих структурных подразделений - ответственных исполнителей и структурных подразделений - соисполнителей могут обеспечить его рассмотрение с выездом на место. Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных должностных лиц структурных подразделений Роструда принимается руководством Роструда. При проверке обращений с выездом на место результаты проверки оформляются в соответствии с действующим законодательством. Материалы вместе с обращением передаются в Группу по работе с обращениями граждан.

51. В проекте окончательного ответа гражданину обобщается информация, полученная от всех структурных подразделений - соисполнителей по конкретному обращению, после чего он передается на подпись руководству структурного подразделения - ответственного исполнителя.

52. Перед подписанием письма, содержащего ответ на обращение гражданина (далее - ответ гражданину), в случае отсутствия письменного ответа структурного подразделения - соисполнителя проект ответа визируется соответствующим структурным подразделением - соисполнителем рассмотрения обращения.

53. Гражданину на одно его обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.

54. Ответственный исполнитель и должностное лицо, подписавшее ответ, несут персональную ответственность за своевременность, полноту, содержание ответа, достоверность ссылки на нормативные правовые акты.

55. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа гражданину без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

56. Исходящие письма, содержащие ответ гражданину, соответствующие запросы, основным исполнителем распечатываются в установленном порядке на номерном бланке Роструда и направляются на визирование и подписание вышестоящему руководству (начальнику отдела, заместителю руководителя структурного подразделения, руководителю структурного подразделения).

57. При направлении на визирование и подпись исходящих писем Руководителю, руководству Роструда основной исполнитель распечатывает соответствующее обращение и подкладывает его в качестве основания для подготовки письма.

58. Ответы гражданину о несогласии с ранее направленными ответами, подписанными руководством структурных подразделений Роструда, готовятся за подписью руководства Роструда.

59. Подлинные документы (паспорта, дипломы, трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом) возвращаются гражданину заказным отправлением вместе с ответом гражданину. При этом в ответе должны быть перечислены их наименования и указано общее количество листов приложения.

При направлении заявителям ответов на обращения в обязательном порядке возвращаются приложенные к ним документы. Не подлежат возврату документы и материалы, направленные заявителем в электронном виде.

Не разрешается отправлять заявителям в качестве ответов на их обращения копии служебных документов.

60. Все действия должностных лиц структурных подразделений Роструда по использованию СЭД (принятие документов из "электронной папки" структурного подразделения Роструда, просмотр электронного образа документа, внесение изменений в РКК) осуществляются с обязательной системной фиксацией и контролем даты и времени указанных действий, а также фамилии, имени, отчества лица, их производивших.

61. Перед передачей ответов гражданам на отправку ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Роструда проверяют наличие подписей, виз, приложений к ответу, правильность написания индекса почтового адреса, адреса электронной почты, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера.

62. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Роструда выполняют потоковое сканирование документов, происходит прикрепление образа документа к соответствующей исходящей РКК.

63. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Роструда передают работникам экспедиции ответы на обращения граждан.