4. Описание архивных документов и создание справочно-поисковых средств к ним

N п/п

Наименование работы

Содержание работы

Единица измерения

Норма времени, в чел. дн

Норма выработки на 1 чел.

дн

Применение коэффициента

4.1

Описание архивных документов

4.1.1

Подготовка к описанию документов (1 архивный фонд объемом до 500 единиц хранения)

изучение исторической и справочной литературы, истории фондообразователя - предварительное ознакомление с состоянием, составом и содержанием документов фонда - определение степени их упорядочения

чел. дн

4

4.1.2

Разработка схемы систематизации документов в пределах 1-го архивного фонда объемом до 500 единиц хранения:

изучение методической литературы - выбор принципов систематизации на основании результатов подготовки к описанию документов - составление схемы систематизации

X

4.1.2.1

- управленческой документации

чел. дн

3

4.1.2.2

- научно-технической документации

чел. дн

6

4.1.2.3

- документов личного происхождения

чел. дн

3

4.1.2.4

- документов по личному составу

чел. дн

1,5

4.1.3

Систематизация дел в пределах 1-го архивного фонда:

предварительная систематизация единиц хранения в соответствии со схемой систематизации фонда

ед. хр.

250

Для документов личного происхождения применяется коэффициент 0,8

4.2

Формирование и описание единицы хранения из россыпи документов

изучение документов - выявление непрофильных и дублетных документов - удаление пластиковых обложек и файлов, скрепок - группировка их в единицу хранения в соответствии с выбранным принципом формирования - систематизация листов - определение крайних дат документов - составление заголовка

4.3

Описание архивных документов, сформированных в единицу хранения:

полистный просмотр единицы хранения - удаление пластиковых обложек и файлов, скрепок - выявление непрофильных и дублетных документов - определение крайних дат документов - составление заголовка

X

4.3.1

управленческой документации

ед. хр.

25

Для документов досоветского периода применяется коэффициент 0,5

4.3.2

научно-технической документации

ед. хр.

8

4.3.3

документов личного происхождения

ед. хр.

4

4.3.4

документов по личному составу

ед. хр.

90

4.3.5

составление внутренней описи единицы хранения в случаях установленных Правилами *

составление и внесение в опись по порядку расположения в единице хранения заголовков документов с указанием номеров листов - составление итоговой записи

описательная статья

60

4.4

Составление описи дел/документов *:

группировка заголовков единиц хранения/учета в соответствии с выбранной схемой систематизации (по структурному/тематическому/номинальному/хронологическому/алфавитному признакам) - оформление описи по установленной форме - составление титульного листа со списком переименований фондообразователя, оглавления (содержания), списка сокращений, итоговой записи - нумерация листов описи - составление листа-заверителя

X

4.4.1

управленческой документации

ед. хр.

65

4.4.2

научно-технической документации

ед. хр.

48

Для графической научно-технической документации применяется коэффициент 0,5

4.4.3

документов личного происхождения

ед. хр.

30

4.4.4

документов по личному составу

ед. хр.

110

4.4.5

фонодокументов

ед. уч.

45

Для хроникально-документальных фильмов и звукозаписей на иностранных языках применяется коэффициент 0,6

4.4.6

фотодокументы

ед. хр.

50

4.4.7

видеодокументы

ед. уч.

50

4.5

Составление научно-справочного аппарата к описи:

изучение исторической и справочной литературы, истории фондообразователя - определение дат его возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации - изучение структуры, функций и места в иерархии организаций, времени поступления и характера документов фонда - написание предисловия к описи или исторической справки к фонду

X

4.5.1

предисловия объемом до 0,25 авторского листа

чел. дн

1,5

4.5.2

исторической справки к фонду объемом до 0,5 авторского листа

чел. дн

3

4.6

Усовершенствование описи дел/документов

анализ качества заголовков - уточнение и (или) редактирование заголовков с просмотром дел - изучение справочной литературы - унификация понятий, терминов, персоналий - составление недостающих элементов справочного аппарата к описи - внесение изменений во все экземпляры описи (либо ее перепечатка)

описательная статья

50

Для документов досоветского периода, документов личного происхождения, фонодокументов применяется коэффициент 0,5

4.7

Переработка описи дел/документов

изучение единиц хранения - экспертиза ценности документов - уточнение фондовой принадлежности - изучение справочной литературы - уточнение или пересоставление заголовков - уточнение крайних дат - разработка новой схемы систематизации единиц хранения в описи - систематизация документов в соответствии со схемой - составление переводной таблицы шифров дел и недостающих элементов справочного аппарата к описи - составление акта переработки описи - оформление описи по установленной форме

описательная статья

30

Для документов досоветского периода, документов личного происхождения, фонодокументов применяется коэффициент 0,5

4.8

Описание аудиовизуальных документов

4.8.1

Составление аннотации (описания) на фотодокумент:

X

4.8.1.1

- фотоснимок

визуальный просмотр фотодокумента - составление аннотации с изложением сведений об изображенных событиях, предметах и (или) лицах - поиск (при необходимости) дополнительных сведений по НСА и справочной литературе

ед. хр.

20

Для фотодокументов, имеющих частичную информацию, применяется коэффициент 0,75, имеющих минимальную информацию - 0,3

4.8.1.2

- фотоальбом

визуальный просмотр фотоальбома - составление аннотации, включающей в себя название фотоальбома, краткую характеристику снимков, автора, даты и места событий, количество листов, количество снимков, характеристику внешних особенностей фотоальбома

ед. хр.

12

4.8.3

Составление аннотации (описания) на фонодокумент

прослушивание фонодокумента - составление аннотации с указанием названия и жанра фонодокумента, названия, места и даты отраженного события, фамилии и инициалов автора(ов), языка фонодокумента и других.

час звучания

2

4.8.4

Составление монтажного листа на видеодокумент

просмотр видеодокумента на соответствующей формату записи аппаратуре - описание в монтажном листе с помощью справочных материалов последовательно каждого плана в соответствии с тайм-кодами в начале каждого плана - описание (при необходимости) особенностей съемок (панорамная съемка (далее - ПНР), рапид, мультипликация и другие)

мин.

воспроизведения

15

4.8.5

Составление аннотации (описания) на видеодокумент:

X

4.8.5.1

- развернутой

просмотр видеодокумента на соответствующем оборудовании - расшифровка с помощью справочного материала событий, фактов и персоналий - группировка и описание однородных групп планов в порядке последовательного монтажа видеодокумента - описание (при необходимости) особенностей съемок (ПНР, рапид, мультипликация и другие)

мин./

пог. метр

10/

300

4.8.5.2

- краткой

изучение монтажного листа или развернутой аннотации видеодокумента - группировка и описание однородных групп планов в порядке последовательного монтажа видеодокумента - формирование списка ключевых слов

мин./

пог. метр

52/

1500

4.9

Составление архивных справочников на уровне фонда *

4.9.1

Написание характеристики (описательной статьи) фонда (группы фондов)

изучение НСА, учетных документов - изучение истории фондообразователя и фонда - составление аннотаций о составе и содержании документов, входящих в фонд - написание характеристики по утвержденной структуре (схеме) с указанием названия фонда, крайних дат, внесение справочных данных о фонде - составление библиографии к фонду - составление исторической справки к фонду - составление информации об условиях доступа и использования документов фонда

фонд

1,5

4.9.2

Составление краткого справочника по фондам

ознакомление с НСА архива - подготовка описательных статей фондов (групп фондов) и/или списка неаннотируемых фондов - систематизация описательных статей - составление справочного аппарата и общей библиографии

фонд

3

4.10

Создание справочно-поисковых средств (каталогов, указателей, БД) *:

4.10.1

- без просмотра документов

просмотр описи - выявление заголовков, подлежащих каталогизации - заполнение реквизитов карточки (полей БД) по установленной форме - включение карточки в каталог (для традиционного каталога)

карточка (запись)

48

Для фонодокументов применяется коэффициент 0,75

4.10.2

- с просмотром документов

просмотр описи на предмет отбора единиц хранения для каталогизации - полистный просмотр единицы хранения - выявление документов, подлежащих каталогизации - заполнение реквизитов карточки (полей БД) по установленной форме - включение карточки в каталог (для традиционного каталога)

карточка (запись)

18

Для документов досоветского периода, документов личного происхождения и на иностранных языках применяется коэффициент 0,5

4.10.3

Проверка систематизации карточек в каталоге

поединичный просмотр карточек в каталожном ящике - перестановка (в случае необходимости) карточки на другое место согласно ее индексу

карточка

500

4.11

Перевод традиционного НСА (описей, каталогов) в машиночитаемую форму:

заполнение соответствующих полей БД информацией (индексация) из описи или каталожной карточки

X

- без просмотра документов

карточка (запись)

100

- с просмотром документов

карточка (запись)

72