1. Обеспечение сохранности документов

N п/п

Наименование работы

Содержание работы

Единица измерения

Норма времени, в чел. дн

Норма выработки на 1 чел. дн

Применение коэффициента

1.1

Контроль соблюдения режимов хранения документов:

1.1.1

охранного и противопожарного

обход с визуальным осмотром хранилища (помещения) - отключение имеющегося в нем освещения и электрооборудования - закрытие и опечатывание хранилища (помещения) - внесение отметки в регистрационный журнал и/или составление акта об обнаруженных нарушениях режима

хранилище (помещение)

0,04

(20 мин.)

1.1.2

температурно-влажностного

снятие показаний контрольно-измерительных приборов - регистрация показаний в регистрационном журнале или базе данных (далее - БД) - информирование службы эксплуатации в случае нарушения режима

хранилище (помещение)

0,03

(15 мин.)

1.1.3

санитарно-гигиенического и светового (осуществляется в ходе проведения запланированных санитарных дней)

обход с визуальным осмотром хранилища (помещения) - составление акта об обнаруженных нарушениях режима (при необходимости)

хранилище (помещение)

X

1.2

Разработка плана (схемы) размещения архивных фондов

определение приоритетности размещения фондов - визуальный осмотр помещения - изучение особенностей расположения дверей, стеллажного оборудования, систем жизнеобеспечения и безопасности - составление плана (схемы) с учетом требований Правил

хранилище (помещение)

3

1.3

Составление и ведение топографического указателя *:

внесение записи в БД (написание карточки) на фонд или стеллаж по установленной форме - включение карточки в картотеку (при ведении указателя в традиционной форме) - систематизация карточек по порядку номеров фондов или по порядку номеров стеллажей в пределах одного помещения (при ведении указателя в традиционной форме)

X

1.3.1

пофондового

запись (карточка)

80

1.3.2

постеллажного

запись (карточка)

50

1.4

Размещение документов, описей в хранилище при приеме на хранение

расстановка первичных средств хранения документов, описей или связок документов на стеллажных полках в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов

1.4.1

с рабочей поверхности

ед. хр.

1080

1.4.2

с пола

ед. хр.

540

1.5.

Перемещение документов, описей внутри архива:

ручное или с использованием средств малой механизации перемещение документов, описей на другое место - размещение на стеллажных полках в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов

1.5.1

с рабочей поверхности

ед. хр.

1080 / X, где X - расстояние, на которое производится перемещение (м)

1.5.2

с пола

ед. хр.

540 / X, где X - расстояние, на которое производится перемещение (м)

1.6.

Картонирование документов, описей

помещение единиц хранения в средство первичного хранения (коробку, папку с клапанами, конверт, ячейку микротеки) по порядку номеров - фиксация номера архивного фонда, номера описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в первичном средстве хранения - помещение негативов фотодокументов в светонепроницаемый конверт или конверт из кальки (для фотодокументов) - размещение первичного средства хранения на стеллаже (в шкафу)

X

1.6.1

на бумажном носителе

ед. хр.

450

Для несброшюрованных документов применяется коэффициент 0,4, крупноформатных - 0,5

1.6.2

аудиовизуальных

ед. хр.

350

1.6.3

микроформ

бюкс (комплект микрофиш)

800

1.7

Перекартонирование документов, описей:

выемка единиц хранения из старой коробки (связки, конверта) - помещение в новую коробку (конверт) по порядку номеров - фиксация номера архивного фонда, номера описи дел, документов, крайних номеров единиц хранения, находящихся в коробке (конверте) - размещение коробки (конверта) на стеллаже (в шкафу)

X

1.7.1

на бумажном носителе

ед. хр.

300

Для несброшюрованных документов применяется коэффициент 0,4, крупноформатных - 0,5

1.7.2

аудиовизуальных

ед. хр.

350

1.7.3

микроформ

бюкс (комплект микрофиш)

700

1.8

Формирование связок дел

группировка дел по порядку номеров - написание ярлыка с номером архивного фонда, номера описи дел, документов, крайних номеров единиц хранения - упаковка дел в оберточную бумагу - перевязывание дел - прикрепление (вкладывание) ярлыка к связке

шт.

55

1.9

Оформление ярлыка *:

1.9.1

на первичном средстве хранения документов

написание на ярлыке номеров фонда и описи, первого и последнего номеров размещенных в коробке (папке, связке) единиц хранения (при необходимости - номеров отсутствующих дел и номера коробки (папки, связки))

шт.

105

1.9.2

на обложку единицы хранения

нанесение на печатную форму ярлыка номеров фонда, описи, единицы хранения

ед. хр.

200

1.10

Простановка архивного шифра на обложке единицы хранения документов:

выемка единицы хранения из коробки - удаление старого шифра (при необходимости) - нанесение надписи или штампа "Ф. N, Оп. N, Д. N" - сверка заголовка единицы хранения с описью - заполнение (нанесение) архивного шифра

X

1.10.1

на бумажном носителе

ед. хр.

280

Для крупноформатных документов применяется коэффициент 0,7

1.10.2

аудиовизуальных, электронных на физически обособленных носителях

ед. хр.

200

Для фонодокументов применяется коэффициент 0,5, видеодокументов - 0,15

1.10.3

микроформ

бюкс (комплект микрофиш)

100

1.11

Оформление обложки единицы хранения

разлиновка (разметка) обложки - написание на обложке названий архива, фонда (фондообразователя), структурной части, заголовка единицы хранения, крайних дат документов, количества листов в единице хранения

ед. хр.

50

1.12

Наклейка ярлыка на первичное средство хранения документов, обложку единицы хранения

нанесение клея на оборотную сторону ярлыка - приклеивание ярлыка на обложку - удаление излишков клея с поверхности обложки - разглаживание ярлыка

шт.

170

1.13

Нумерация листов в единице хранения:

нанесение номеров листов в правом верхнем углу страницы единицы хранения или в месте, не нарушающем восприятие документа - заполнение по установленной форме листа-заверителя - его подклейка к единице хранения

X

Для документов в плохой физической сохранности применяется коэффициент 0,75

1.13.1

стандартной

л.

2250

1.13.2

крупноформатной или имеющей особенности оформления

л.

900

1.13.3

документов личного происхождения

л.

1700

1.13.4

имеющей в составе изобразительные материалы, в том числе фотоальбомы

л.

600

1.14

Перенумерация листов в единице хранения:

зачеркивание имеющихся номеров листов - нанесение новых номеров листов в правом верхнем углу страницы единицы хранения или в месте, не нарушающем восприятие документа - заполнение по установленной форме листа-заверителя - его подклейка к единице хранения

X

1.14.1

стандартной

л.

1900

1.14.2

крупноформатной или имеющей особенности оформления

л.

700

1.14.3

документов личного происхождения

л.

1200

1.14.4

имеющей в составе изобразительные материалы, в том числе фотоальбомы

л.

450

1.15

Проверка нумерации листов в единице хранения (применяется, когда Правилами предусмотрен полистный просмотр документов):

полистный просмотр единиц хранения - выявление и фиксация в листе-заверителе отсутствующих (пропущенных) и литерных листов, ошибок в нумерации, наличия особенностей в оформлении (марок, фотографий и других) - простановка в листе-заверителе штампа "Проверено", даты проверки и подписи проверяющего

X

1.15.1

стандартной

л.

4000

Для документов досоветского периода применяется коэффициент 0,75

1.15.2

крупноформатной или имеющей особенности оформления

л.

1800

1.15.3

документов личного происхождения

л.

3000

1.15.4

в альбоме с изобразительными материалами или фотодокументами

л.

1000

1.16

Систематизация карточек в картотеке, хранящейся на правах подлинников

размещение карточек в пределах картотечного ящика (коробки) в соответствии с установленным принципом систематизации

шт.

450

1.17

Нумерация карточек в картотеке, хранящихся на правах подлинников

проверка правильности размещения карточек в пределах картотечного ящика (коробки) - нанесение на карточку порядкового номера в установленном месте

шт.

900

1.18

Простановка служебных отметок об отнесении к особо ценным документам, страховом копировании, наличии фонда пользования, каталогизации, рассекречивании:

1.18.1

на первичном средстве хранения, обложке единицы хранения

сверка вынесенных на ярлык коробки (обложку дела) номеров единиц хранения с соответствующим актом - нанесение отметки на ярлык (обложку)

коробка (ед. хр.)

300

1.18.2

в описи, в том числе внутренней

нанесение соответствующего штампа напротив описательной статьи (и на обложке описи при ее полном рассекречивании и (или) полном страховом копировании) во всех экземплярах описи

описательная статья

350

1.19

Фальцовка чертежей в составе научно-технической документации:

1.19.1

- формата менее A1

л.

300

1.19.2

- формата более A1

л.

100

1.20

Проверка наличия и состояния документов, описей

1.20.1

Выверка учетных документов перед проведением проверки наличия

установление полноты учетных документов - сверка сопоставимых показателей

описательная статья

1000

1.20.2

Проверка наличия и состояния документов на бумажной основе:

выемка единицы хранения из первичного средства хранения - сверка заголовка (этикетки) и шифра единицы хранения на обложке (карточке) с описательной статьей описи - визуальный осмотр единицы хранения - возврат единицы хранения в первичное средство хранения - сверка фактического наличия единиц хранения дел с итоговой записью в описи - проставление штампа и даты проверки, пересоставленные (в случае необходимости) итоговой записи в конце всех экземпляров описи - оформление результатов в акте и листе проверки наличия и состояния документов

X

1.20.2.1

- сброшюрованных в единицу хранения

ед. хр.

300

Для документов досоветского периода применяется коэффициент 0,5, крупноформатных - 0,3

1.20.2.2

- несброшюрованных

л.

2000

1.20.2.3

- с полистным просмотром

ед. хр./

л.

10/

1500

1.20.2.4

- карточек в картотеке, хранящихся на правах подлинников

шт.

1100

1.20.3

Проверка наличия аудиовизуальных документов:

X

1.20.3.1

фотодокументов

выемка единицы хранения из конверта - сверка изображения с описью (книгой учета и описания), соответствия архивного шифра на негативе с архивным шифром на конверте и по описи (книге учета и описания) - выявление видимых дефектов на негативе - запись рекомендаций по реставрации в журнал проверки наличия

ед. хр.

250

Для размера "1" и "2" применяется коэффициент 0,8; размера "3" и "4" - 0,36, размера "5" - 0,28

1.20.3.2

фонодокументов

сверка фактического наличия фонодокумента с описью (книгой учета и описания), архивного шифра и заголовка описи с описанием на этикетке и шифром на упаковке - определение необходимости замены упаковки - выемка фонодокумента из упаковки - визуальное определение его физического состояния - укладка фонодокумента в упаковку, забандероливание, упаковка - заполнение листа проверки наличия и состояния документов по установленной форме

ед. хр.

100

1.20.4

Проверка наличия страхового фонда и фонда пользования:

X

1.20.4.1

- на микроформах

сверка описи страхового фонда и фонда пользования, картотеки фонда пользования с поисковыми данными на бюксах (катушках, конвертах с микрофишами) - проверка соответствия поисковых данных на ракордах микрофильмов и на бюксах - составление листа проверки наличия микрофильмов (микрофиш) - ведение БД (составление карточек) на микрофильмы (микрофиши), имеющие повреждения

рулон (бюкс, комплект микрофиш)

230

1.20.4.2

- на физически обособленных носителях (электронного фонда пользования)

проверка правильности ведения книги учета носителей электронного фонда пользования - сверка книги учета носителей электронного фонда пользования с поисковыми данными электронных копий, записанных на физически обособленных носителях - составление листа проверки наличия физически обособленных носителей - выявление носителей, требующих перезаписи

ед. носителя

150

1.20.5

Проверка наличия описей

сверка заголовка и шифра описи на обложке (карточке) с реестром описей - возврат описи в коробку (картотечный ящик) - проставление отметки в реестре описей о наличии экземпляров описи

экз. описи

200

1.21

Оценка (проверка) физического и технического состояния документов при приеме, в процессе хранения, после физико-химической и технической обработки, в целях признания документов в неудовлетворительном физическом состоянии:

поединичный просмотр единиц хранения - составление заключения о необходимости проведения обработки/экспертное заключение о признании документа находящемся в неудовлетворительном состоянии - оформление заказа на обработку документов

X

1.21.1

- на бумажном носителе с применением единой буквенно-цифровой индексации

ед. хр.

32

1.21.2

- фотодокументов

ед. хр.

70

Для документов размером более 1 применяется коэффициент 0,65

1.21.3

- фонодокументов

час звучания

5

1.21.4

- видеодокументов

ед. хр./

час воспроизведения

8/

2,5

1.21.5

- электронных документов на физически обособленных носителях

ед. носителя

30

1.21.6

- микроформ

рулон/

бюкс/

комплект микрофиш

6

30

550

При приеме микрофиш применяется коэффициент 0,5

1.22

Ведение учета физического состояния документов:

заполнение карточки установленной формы (внесение записи в книгу или БД) - включение карточки в картотеку (при ведении картотеки в традиционной форме) - систематизация карточек по порядку номеров фондов (при ведении картотеки в традиционной форме)

X

1.22.1

- на бумажном носителе

запись (карточка)

50

1.22.2

- фотодокументов

ед. хр.

85

1.22.3

- фонодокументов

запись (карточка)

75

1.22.4

- электронных на физически обособленных носителях

запись (карточка)

110

1.22.5

- микроформ

запись (карточка)

60

1.23

Технический контроль:

1.23.1

фонодокументов:

поединичный визуальный осмотр фонодокумента - выявление физических повреждений - написание заключения о необходимости и сроках проведения консервационно-профилактических мероприятий и сроках следующего контроля

X

1.23.1.1

- с прослушиванием на звуковоспроизводящей аппаратуре

час звучания

4

1.23.1.2

- без прослушивания на звуковоспроизводящей аппаратуре

ед. хр.

40

1.23.2

страхового фонда и фонда пользования:

X

1.23.2.1

- с использованием контрольной аппаратуры

визуальный (или с использованием соответствующих приборов) осмотр состояния упаковки микроформы (рулона, бюксы, микрофиши), соответствия маркировки на ракордах, упаковке (этикетках, бортах, верхней крышке коробки) и данных в акте технического состояния и описи страхового фонда - проверка наличия защитных и стандартных ракордов, шага перфорации, нумерации планов, длины единицы хранения, качества склеек, технического состояния перфорационного ряда (надколы, надсечки, выстриги и другие), качества фотографического изображения, стабильности триацетатной основы пленки, состояния эмульсионного слоя (наличие царапин, сдиров, отпечатков пальцев, локальных повреждений), состояния основы (наличие царапин, различных капель, разводов) - описание выявленных дефектов согласно "Классификации основных дефектов фильмовых материалов и микроформ" - проведение необходимой ручной реставрации (удаление масляных пятен, обеспыливание, ремонт перфорационного ряда, укрепление склеек и другие.) - намотка прошедшие контроль страховых копий на сердечник - укладка в металлическую или пластиковую коробку - проверка соответствия данных на этикетке упаковки - составление акта технического состояния - составление карточек дефектов

кадр

10000

1.23.2.2

- без использования контрольной аппаратуры

поединичный визуальный осмотр микроформы (рулона, бюксы, микрофиши) - выявление физических повреждений - написание заключения о необходимости и сроках проведения консервационно-профилактических мероприятий и сроках следующего контроля

кадр

10250

1.24

Опечатывание коробок с малоиспользуемыми фондами, прошедшими проверку наличия

проставление на листе бумаги (бумажной ленте) даты опечатывания, подписи исполнителя - наклеивание бумаги (бумажной ленты) на коробку

коробка

120

1.25

Составление и оформление заявки (заказа) на проведение физико-химической и технической обработки

предварительное согласование с исполнителем объема и состава документов на обработку - заполнение бланка заявки (заказа) в необходимом количестве экземпляров - визирование бланка заявки (заказа)

ед. хр./

лист

100/

15000

1.26

Прием документов после физико-химической и технической обработки:

поединичный прием единиц хранения - выборочная или сплошная проверка их физического и/или технического состояния - размещение на места хранения - проставление соответствующих отметок в учетных документах и книге выдачи (БД)

X

1.26.1

с выборочным просмотром

ед. хр.

75

1.26.2

с полистным просмотром

ед. хр./

л.

30/

1500

1.27

Выдача/возврат подлинников документов, фонда пользования, описей (норма времени установлена исходя из высоты стеллажей, не требующей дополнительных средств выемки и подкладки документов, и расстояния их доставки к местам выдачи и хранения не превышающего 200 метров)

1.27.1

Выдача/возврат документов из архивохранилища *:

ознакомление с заказом (требованием) на выдачу документов на предмет ограничения доступа, наличия фонда пользования - регистрация заказа в книге выдачи (БД) - уточнение мест хранения единиц хранения по топографическому указателю (в случае необходимости) - заполнение карт заместителей - выемка заказанных единиц хранения из первичных средств хранения - проверка соответствия шифра и заголовка на обложке единицы хранения и в заказе (требовании) - визуальная оценка физического состояния - оформление и подклейка листа использования (при необходимости) - перемещение до соответствующего структурного подразделения - получение подписи заказчика за каждую единицу хранения в книге выдачи или заказе (требовании) - возврат отработанных единиц хранения на места хранения - проверка заполнения листов использования - проверка физического состояния дел - выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения - регистрация приема возвращенных единиц хранения в книге выдачи (БД)

X

1.27.1.1

- на бумажном носителе

ед. хр.

100

Для документов досоветского периода, документов личного происхождения применяется коэффициент 0,8, крупноформатных - 0,65

1.27.1.2

- фонодокументов

ед. хр.

100

1.27.1.3

- фотодокументов

ед. хр.

120

1.27.2

Выдача/возврат фонда пользования *:

1.27.2.1

аналогового

ознакомление с заказом (требованием) на выдачу микроформ - регистрация заказа в книге выдачи (БД) - заполнение и размещение карт заместителей - выемка заказанных микроформ - визуальная оценка физического состояния - оформление и вкладывание листа использования (при необходимости) - перемещение до читального зала - получение подписи за каждую микроформу в книге выдачи или заказе (требовании) - перемещение отработанных микроформ до места хранения - проверка заполнения листов использования - проверка физического состояния микроформ - выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения - регистрация приема возвращенных микроформ в книге выдачи (БД)

рулон (бюкс, комплект микрофиш)

150

1.27.2.2

электронного (на физически обособленных носителях)

ед. носителя

100

1.27.3

Выдача/возврат описей

ознакомление с заказом (требованием) - регистрация заказа в книге выдачи - заполнение карт заместителей - выемка заказанных описей из первичных средств хранения - проверка соответствия шифра и заголовка на обложке описи и в заказе (требовании) - перемещение до места нахождения заказчика - получение подписи заказчика за каждую опись в книге выдачи описей - перемещение отработанных описей до места хранения - выемка карт-заместителей и размещение их в первичные средства хранения - регистрация приема возвращенных описей в книге выдачи

ед.

170

1.27.4

Оформление акта о выдаче во временное пользование

оформление акта о выдаче во временное пользование по установленной форме

позиция акта

24

1.27.5

Выверка книг выдачи документов *

постраничный просмотр один раз в квартал незаконченных книг (БД) выдачи документов из хранилища - выявление ед. хранения с просроченными сроками возврата - принятие мер по возврату или осуществление переоформления выдачи в случае фактического отсутствия ед. хранения на месте хранения

запись

650

1.28

Работа с особо ценными документами

1.28.1

Выявление особо ценных и уникальных документов:

составление перечня фондов, предположительно содержащих особо ценные документы - изучение истории фонда и фондообразователя, научно-справочного аппарата (далее - НСА) к документам - полистный визуальный просмотр описей или документов (аннотаций с одновременным просмотром фотонегативов) - определение ценности документов на основании соответствующих критериев - подготовка предложений об отнесении документов к особо ценным или уникальным для рассмотрения экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК)

X

1.28.1.1

- по описям

описательная статья

550

Для описей документов личного происхождения досоветского периода применяется коэффициент 0,6

1.28.1.2

- по документам на бумажном носителе

л.

800

Для дел досоветского периода применяется коэффициент 0,5, документов личного происхождения - 0,8

1.28.1.3

- по фотодокументам

ед. хр.

250

Для документов размером более 2 применяется коэффициент 0,5

1.28.1.4

- по фонодокументам, видеодокументам

X

- с прослушиванием (просмотром) на воспроизводящей аппаратуре

час звучания

2

1.28.2

Составление описи на особо ценные дела, документы: *

формирование описи особо ценных дел, документов - оформление описи по установленной форме - составление титульного листа, итоговой записи - нумерация листов описи - составление листа-заверителя

X

1.28.2.1

- на бумажном носителе

описательная статья

60

1.28.2.2

- фонодокументы

описательная статья

35

1.28.2.3

- фотодокументы

описательная статья

100

1.28.2.4

- видеодокументы

описательная статья

150

1.28.3

Составление листа учета и описания уникального документа

проводится согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях <1>,

документ

3

1.29

Передача страхового фонда на специальное хранение

доставка микроформ страхового фонда из хранилища на рабочее место - сверка описи страхового фонда с поисковыми данными на средствах первичного хранения - проверка соответствия поисковых данных на ракордах пленки и на бюксах - подготовка пакета документов, предусмотренных Правилами - маркировка транспортной тары - помещение микроформ в транспортную тару - передача по накладной организации-перевозчику

кадр

20000

1.30

Создание электронного фонда пользования в ручном режиме:

1.30.1

на документы на бумажном носителе:

расправление листов и подложка под них белых листов (при необходимости) - оцифровка - маркировка полученных файлов - размещение в информационную систему архива

X

Для крупноформатных документов применяется коэффициент 0,75, документов в плохой физической сохранности - 0,4

1.30.1.1

- текстовые (с разрешением 300/600 dpi TIFF)

л. <2>

800

1.30.1.2

- картографическая, конструкторская документация, изобразительные материалы (с разрешением 600 dpi TIFF)

л. <2>

300

1.30.2

на фонодокументы (в формате WAV, 96 кГц и 24 бит)

получение и визуальный осмотр фонодокумента - выявление физических повреждений - промывка фонодокумента грамзаписи (перемотка фонодокумента на магнитной ленте) - оцифровка - создание мета-данных на оцифрованный фонодокумент

час звучания

4

Для грамзаписи применяется коэффициент 0,75, электронных фонодокументов на обособленных носителях - 1,5

1.30.3

на фотодокументы (с разрешением 2400/3200 dpi TIFF)

получение и визуальный осмотр негатива фотодокумента - оцифровка - создание мета-данных на оцифрованный фотодокумент

ед. учета

240

1.31

Страхование документов

определение категории ценности документа и величины его страховой оценки в соответствии с отраслевыми методическими разработками - оформление акта страховой оценки по установленной форме

позиция акта

10