21.5. Передача дел на хранение в архив Министерства

21.5.1. Передача дел в архив Министерства производится по описям дел структурных подразделений Министерства.

21.5.2. Уполномоченный, государственный служащий архива Министерства, проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел, формируемой в Министерстве.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел государственные служащие структурного подразделения Министерства обязаны устранить в двухнедельный срок.

21.5.3. Прием каждого дела в архив Министерства производится в присутствии государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Министерства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями государственного служащего архива и государственного служащего (делопроизводителя) структурного подразделения Министерства, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

21.5.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства делопроизводитель структурного подразделения Министерства в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел, формируемой в Министерстве.