ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Термин

Определение

Источник

Автор документа

Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ

Пункт 13 ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. 1185-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013)

Акт

Документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Федеральное архивное агентство. Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела", Москва, 2014 (далее - Словарь)

Аутентичность (электронного документа)

Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному

Пункт 16 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Бланк документа

Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа

Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Вид документа

Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения

Пункт 47 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Внутренняя опись

Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания

Пункт 101 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Виза

Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

Пункт 55 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Включение документа в СЭД

Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота

Пункт 78 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Временное хранение документов

Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами

Пункт 42 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Выписка из документа

Копия части документа, заверенная в установленном порядке

Пункт 26 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Гриф ограничения доступа к документу

Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему

Пункт 62 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Гриф утверждения

Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа

Пункт 61 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Гриф согласования

Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием

Пункт 56 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Дело

Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Пункт 95 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Делопроизводство

Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов

Пункт 1 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Докладная записка

Служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и другое, в связи с которыми требуется принятие решения

Словарь

Документ

Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Пункт 7 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Документационное обеспечение (управления)

Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами

Пункт 2 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Документальный фонд

Совокупность документов, образующихся в деятельности организации

Пункт 93 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Документированная информация

Структурированная информация, зафиксированная на носителе

Пункт 11 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Документирование

Запись информации на носителе по установленным правилам

Пункт 44 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Документооборот

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

Пункт 73 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Документопоток

Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут

Пункт 76 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Достоверность (электронного документа)

Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности

Пункт 17 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Дубликат документа

Повторный экземпляр подлинника документа

Пункт 22 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Заверенная копия документа

Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость

Пункт 25 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Записка

Информационно-справочный документ, содержащий краткое изложение какого-либо вопроса или пояснения содержания какого-либо документа, факта, события

Словарь

Запрос

Служебное письмо, содержащее просьбу о предоставлении официальной информации (документов)

Словарь

Индекс дела

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации

Пункт 103 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Информационно-телекоммуникационная сеть

Технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники

Пункт 4 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 N 31, ст. 3448) (далее - Федеральный закон об информации)

Классификация

Систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами

Пункт 3.5 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2019 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы", утвержденного приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. N 101-ст (далее - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019)

Конвертирование

Процесс перевода документов из одного формата в другой

Пункт 3.6 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2019

Контроль за исполнением документов

Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

Пункт 88 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Копия документа

Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Пункт 23 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Лист-заверитель дела

Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела

Пункт 102 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Лист согласования (визирования) документа

Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании

Пункт 54 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Метаданные документов

Структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности

Пункт 3.12 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2019

Миграция

Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата

Пункт 3.13 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2019

Номенклатура дел

Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения

Пункт 94 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Носитель (документированной) информации

Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации

Пункт 12 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Объем документооборота

Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Пункт 75 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Обзор

Документ, составленный в целях информирования подведомственных и иных организаций о результатах работы в той или иной области или о деятельности той или иной группы организаций за определенный период

Словарь

Оперативное хранение документов

Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения

Пункт 92 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Опись дел структурного подразделения

Учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение

Пункт 104 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Отчет

Документ, содержащий сведения об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящей организации (органу власти) или вышестоящему должностному лицу

Словарь

Официальный документ

Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке

Пункт 8 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Оформление документа

Проставление на документе необходимых реквизитов

Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8-2013

План

Управленческий документ, определяющий цели деятельности, средства и способы их достижения

Словарь

Первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов)

Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и другое) при поступлении в организацию

Пункт 82 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Печать

Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ

Пункт 71 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Предварительное рассмотрение документов

Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение

Пункт 83 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Пригодность для использования; (электронного документа)

Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени

Пункт 19 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Признаки заведения дела

Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело

Пункт 97 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Подлинник документа

Первый или единственный экземпляр документа

Пункт 21 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Подписание (документа)

Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме

Пункт 57 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Подпись

Реквизит, представляющий собой собственноручную подпись должностного или физического лица

Пункт 58 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Постоянное хранение документов

Вечное хранение документов без права их уничтожения

Пункт 41 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Пояснительная записка

Записка, поясняющая содержание отдельных положений основного документа

Словарь

Протокол (заседания)

Информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения

Словарь

Регистрационно-учетная форма

Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля

Пункт 86 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа)

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Пункт 85 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Регистрация документа

Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму

Пункт 84 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Реквизит документа

Элемент оформления документа

Пункт 36 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Реквизиты документа (в МЭДО)

Файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов

Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденные распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст. 4818) (далее - Технические требования к организации взаимодействия)

Резолюция

Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа

Пункт 65 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Сетевой адрес

Идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему

Пункт 16 статьи 2 Федерального закона об информации

Система межведомственного электронного документооборота

Федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти

Технические требования к организации взаимодействия

Система электронного документооборота

Система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота

Технические требования к организации взаимодействия

Служебная записка

Информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками

Словарь

Согласование документа (визирование)

Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами

Пункт 53 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Сопроводительное письмо

Служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части

Словарь

Справка

Информационно-справочный документ, составленный для подтверждения фактов основной деятельности организации

Словарь

Срок хранения документов

Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда

Пункт 40 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Типовой срок исполнения документа

Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом

Пункт 89 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Уничтожение документов

Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке

Пункт 105 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Уничтожение

Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления

Пункт 3.7 ГОСТа РИСО 15489-1-2019

Формирование дела

Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел

Пункт 98 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Хранение документов

Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов

Пункт 38 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Целостность (электронного документа)

Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения

Пункт 18 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Экспертиза ценности документов

Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации

Пункт 16 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169)

Электронное дело

Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел

Пункт 96 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Электронная подпись

Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию

Пункт 1 статьи 2 Федерального закона об электронной подписи

Электронная копия документа

Копия документа, созданная в электронной форме

Пункт 24 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Электронный документ

Документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

Пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона об информации

Электронный документооборот

Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)

Пункт 74 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Юридическая значимость документа

Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера

Пункт 14 ГОСТа Р 7.0.8-2013

Юридическая сила документа

Свойство официального документа вызывать правовые последствия

Пункт 15 ГОСТа Р 7.0.8-2013