Особенности хранения электронных документов

5.4.32. Хранение электронных документов в Центральном архиве, архиве территориального органа (организации) МЧС России осуществляется:

на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

в информационной системе Центрального архива - на собственном оборудовании Центрального архива (хранилище электронных документов).

5.4.33. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

5.4.34. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе Центрального архива обеспечиваются:

ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации;

соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации;

резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.