Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей и информации

5.6.13. При приеме архивных документов от структурных подразделений и организаций-источников комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов с нитроосновой на стабильность;

проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

5.6.14. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

5.6.15. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России и организация - источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

5.6.16. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

в ходе инвентаризации архивных документов;

в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

5.6.17. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:

повышенной влажностью;

биологическими поражениями;

дефектами бумаги и текста.

5.6.18. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

состояние упаковки;

наличие стандартных ракордов;

техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

наличие загрязнений и механических повреждений;

стабильность пленки с нитроосновой;

шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

электроакустические характеристики;

параметры видеодокументов в видеоканале;

качество изображения;

наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков носителя записи;

наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений носителей;

потребность в миграции на новые носители.

5.6.19. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:

состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);

наличие вредоносного программного обеспечения;

воспроизводимость;

наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

потребность в конвертации в другие форматы.

5.6.20. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно подраздела 5.7) и, в зависимости от состояния архивных документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.

5.6.21. Центральный архив, архив территориального органа (организации) МЧС России ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1) для архивных документов на бумажном носителе:

в листе-заверителе дела;

в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

2) для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента;

3) для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).