Составление внутренней описи документов дела

4.2.8. Для учета документов дел постоянного, временного хранения и по личному составу составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 16).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступал, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, на которых расположен каждый документ.

Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и на скольких листах составлена внутренняя опись дела.

Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела и нумеруются отдельно от остальных листов дела римскими цифрами.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись.