7.5. Оформление дел

7.5.1. Оформление дел, по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности, проводится сотрудниками, отвечающими за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи и под контролем сотрудника, отвечающего за ведение Архива Росстандарта.

7.5.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа - заверителя дела (приложение N 46), составление внутренней описи документов дела оформление реквизитов обложки дела по установленной форме.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение дела в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, лист-заверитель дела не составляется.

7.5.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложения N 47 - 48):

наименование Росстандарта указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращения наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Росстандарта; номер тома (части);

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Росстандарта, согласованной с ЭПК ГА РФ и уточненный в процессе формирования дела;

дата дела - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если в дело включены документы (приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... годы". Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для обозначения даты документа сначала указывается число, затем месяц и год (число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца - словом);

срок хранения дела - на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

архивный шифр дела - состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи (на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы описей, утвержденных ЭПК ГА РФ. До этого поставляется карандашом).

7.5.4. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело и закрепления порядка их расположения все листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов, нумеруются. Нумерация листов в деле производится черным графитовым карандашом или нумератором, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются в каждом томе (каждой части) отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Схемы, диаграммы, таблицы, фотографии и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала нумеруется конверт, затем очередным номером - каждый лист вложения.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

В случае появления ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.

7.5.5. Для учета документов определенных категорий дел, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела. В нее включаются сведения о документах.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы о разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле.

Внутренняя опись документов составляется на отдельных листах по установленной форме (приложение N 49).

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела.

К внутренней описи документов дела прилагается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи документов дела нумеруются самостоятельно и не входят в количество листов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указываются его должность и дата составления внутренней описи документов дела.

7.5.6. В конце дела на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись (приложение N 46).

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие листов с литерными номерами и пропущенных листов, особенности нумерации листов, физического состояния дела и его формирования, отдельно указывается количество листов внутренней описи.

Лист-заверитель дела подписывается с расшифровкой подписи лицом, оформившим дело, указываются его должность и дата оформления дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

7.5.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона таким образом, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. По согласованию с сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта документы дела могу, формироваться в архивной папке на завязках, без переплета.