7.6. Составление, оформление описей дел и актов уничтожения документов

7.6.1. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей инструкции, составляются описи дел.

Опись дела - обязательный архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 50); дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 51); дела по личному составу (приложение N 52); на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.6.3. В Росстандарте в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта. По этим описям документы сдаются в Архив Росстандарта.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росстандарта, которую готовит сотрудник, ответственный за ведение Архива Росстандарта, и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.

7.6.4. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в Архив Росстандарта не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 53).

7.6.5. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.6.6. При составлении описи дел структурными подразделениями соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела (индекс каждого дела по номенклатуре дел, который должен соответствовать индексу, проставленному на обложке дела);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименование всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок повторить полностью. При внесении в опись последнего тома добавляется слово "Последний";

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и для других отметок.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел описи (литерные номера и пропущенные номера).

Аналогичные описи составляются на электронные дела, документы.

7.6.8. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с начальником Отдела делопроизводства.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами в Архив Росстандарта, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.6.9. На основании описей дел структурных подразделений сотрудник, ответственный за ведение Архива Росстандарта, составляет опись дел Росстандарта.

К описи дел Росстандарта прилагается историческая справка, предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.

7.6.10. Опись дел Росстандарта составляется в четырех экземплярах и рассматривается ЦЭК Росстандарта.

После согласования ЦЭК описи дел Росстандарта в конце ее ставится гриф "Согласовано" с указанием даты заседания ЦЭК, на котором она была одобрена, и номера протокола.

Согласованная ЦЭК опись дел Росстандарта направляется на утверждение в ЭПК ГА РФ.

После утверждения ЭПК опись дел Росстандарта утверждается Руководителем Росстандарта.

7.6.11. Росстандарт составляет также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (уничтожение документов, срок хранения которых определен как "До минования надобности" (ДМН), и копий документов, утративших практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности), и уничтожает указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел за соответствующий период и их утверждения руководителем Росстандарта.

Акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 54), не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации на основе предложений структурных подразделений Росстандарта. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно с описями дел постоянного хранения за этот же период. Согласованные акты утверждаются руководителем структурного подразделения только после утверждения описи дел постоянного хранения ЭПК ГА РФ После этого структурное подразделение передает в Отдел делопроизводства для организации уничтожения документы и дела, включенные в эти акты. Выделенные к уничтожению документы и дела уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

7.6.12. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если срок хранения для них истек к 1 января года, в котором составлен акт,

В регистрационных карточках документов, других учетных формах делаются отметки об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.