4.2. Прием, регистрация и прохождение поступающих в Росстандарт документов

4.2.1. Доставка документов (далее - корреспонденция) в Росстандарт осуществляется, посредством почтовой, электрической, фельдъегерской связи, с помощью системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) или электронной почты, и курьером.

С помощью почтовой связи в Росстандарт доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Корреспонденция, поступившая посредством почтовой связи, разделяется на простую, заказную и телеграммы.

Корреспонденция, поступившая посредством электрической связи, разделяется на телефонограммы, телефаксограммы и телетайпограммы.

Корреспонденция, поступившая по МЭДО или электронной почте, обрабатывается в соответствии с требованиями Регламента.

4.2.2. Прием корреспонденции, поступившей посредством почтовой и фельдъегерской связи и курьером, осуществляет экспедиция Росстандарта (далее - Экспедиция). Порядок работы экспедиции устанавливается Отделом делопроизводства.

4.2.3. При приеме документов проверяется правильность их адресования, оформления и доставки, целостность упаковки.

Ошибочно доставленные документы пересылаются Экспедицией по назначению или возвращаются отправителю с кратким изложением причин возврата.

При вскрытии конвертов проверяется комплектность документов, отсутствие их повреждений, наличие подписи, соответствие названий на конвертах названиям вложений.

В случаях отсутствия, повреждения указанных на конверте вложений или отдельных листов, выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых хранится в Экспедиции, а второй вместе с самими документами возвращается отправителю документа. В случае если такой документ может быть рассмотрен по существу, Отдел делопроизводства по согласованию с адресатом передает его по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в Экспедиции, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение, в которое направлен документ.

Конверты после регистрации документов уничтожаются.

Конверты не подлежат уничтожению в случаях, если они являются единственным источником установления адресата отправителя, даты отправки или поступления документа, а также если они содержат документы, которые поступили из-за границы, из судов, следственных органов либо содержат договоры или заявки на участие в конкурсах по государственным закупкам, претензиям, исковые заявления.

4.2.4. Конверты с документами, поступившие с пометкой "ЛИЧНО", в Экспедиции не вскрываются и передаются в Отдел делопроизводства, для последующей передачи адресатам.

Если документы, находящиеся в конвертах, поступивших с пометкой "ЛИЧНО", необходимы для работы в Росстандарте, то они возвращаются адресатами в Отдел делопроизводства для регистрации в СЭДО.

Если конверт ошибочно вскрыт, то документы, в нем находящиеся, подлежат регистрации в СЭДО без указания содержания. На конверте проставляется штамп и вместе с распечаткой карточки передается адресату. Лицо, получившие документ, расписывается в его получении в реестре передачи документа.

Конверты без пометки "ЛИЧНО", адресованные Руководителю Росстандарта, заместителям Руководителя Росстандарта, вскрываются в Отделе делопроизводства, регистрируются в СЭДО и передаются соответствующему адресату в установленном порядке.

4.2.5. Конверты с пометками "СРОЧНО", "ВЕСЬМА СРОЧНО", "ВРУЧИТЬ НЕМЕДЛЕННО" вскрываются, регистрируются вне очереди и оперативно передаются соответствующему адресату.

4.2.6. Документы на иностранных языках, направляются Отделом делопроизводства для или составления аннотации в Международный отдел, после чего документы возвращаются в Отдел делопроизводства, для регистрации.

4.2.7. При поступлении телеграммы экспедиция расписывается в получении телеграммы и передает телеграмму в Отдел делопроизводства для регистрации и/или последующей передачи адресатам.

4.2.8. При поступлении корреспонденции фельдъегерской связью Экспедиция расписывается в получении пакета, проставляет на расписке штамп о приеме корреспонденции Росстандартом и передает пакет в Отдел делопроизводства. Пакет, поступивший фельдъегерской связью, подлежит передаче в Отдел делопроизводства в невскрытом виде.

4.2.9. При доставке корреспонденции курьером экспедиция расписывается в получении корреспонденции и проставляет на копии поступившего документа (материала) или прилагаемой расписке штамп о приеме корреспонденции Росстандартом и передает документ (материал) в Отдел делопроизводства.

4.2.10. Документы, поступившие в Росстандарт в установленном порядке, имеющие стандартные реквизиты оформления, а также заверенные копии документов полежат регистрации в СЭДО.

4.2.11. Регистрация корреспонденции, поступающей через Экспедицию на имя Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителей Госстандарта, непосредственно в Росстандарт без указания должностного лица (кому адресовано) структурного подразделения осуществляется Отделом делопроизводства. Регистрацию корреспонденции, поступающей на имя руководителей структурных подразделений Росстандарта, осуществляет делопроизводитель структурного подразделения.

Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, установлен в приложении N 40 к настоящей Инструкции.

Книги и периодические издания, приглашения, поздравления и личная корреспонденция, поступившие на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются конечным адресатам вместе с соответствующей почтой Секретариата Руководителя Росстандарта, почтой Секретариатов заместителей Руководителя Росстандарта, почтой структурных подразделений.

Счета и первичная бухгалтерская документация, поступившая на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются в структурное подразделение, ответственное за ведение бухгалтерского учета и отчетности.

4.2.12. Документы, не зарегистрированные в СЭДО, за исключением документов, указанных в перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в СЭДО, к рассмотрению в структурных подразделениях не принимаются. При поступлении таких документов в структурные подразделения они передаются в Отдел делопроизводства, для централизованной регистрации.

4.2.13. Переданная из Экспедиции корреспонденция сортируется Отделом делопроизводства по принципу срочности (немедленная, весьма срочная, срочная и обычная), приоритетности (поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, поручения Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, прочие документы) и доступа (простая, ограниченного доступа).

4.2.14. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или руководителям структурных подразделений Росстанадарта.

4.2.15. Отсортированные по принципу срочности, приоритетности и доступа документы (материалы) вносятся сотрудниками Отдела делопроизводства в СЭДО. На документах повышенной срочности проставляются также штампы о повышенной срочности ("Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно").

4.2.16. При регистрации входящего документа в СЭДО заполняются соответствующие графы РК СЭДО. Порядок заполнения определяется правилами работы с СЭДО.

Повторные документы, поступившие от одного и того же адресата по одному и тому же вопросу, также подлежит регистрации. При этом в новой регистрационной карточке указывается ссылка на регистрационный номер предыдущего документа.

4.2.17. После регистрации входящего документа на первом листе документа печатается регистрационный штамп и штрих код документа. Печать указанных реквизитов производится автоматически через принтер, с использованием соответствующей команды в СЭДО.

4.2.18. Регистрация входящих документов осуществляется, как правило, в день поступления.

Документы, поступившие в рабочие дни после 18 часов, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день.

4.2.19. С зарегистрированных документов, с помощью потокового сканера, снимается электронная копия документа, которая прикрепляется к РК СЭДО.

4.2.20. Документы, передаваемые адресатам, регистрируются Отделом делопроизводства в соответствующем журнале и передаются только под роспись.

Корреспонденция на имя Руководителя Росстандарта и заместителей Руководителя Росстандарта, поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, проекты нормативных актов, требующие согласования или визирования, обращения граждан, письма и запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации передаются (по мере необходимости) в оригинале Отделом делопроизводства в приемную Руководителя Росстандарта и приемные заместителей Руководителя Росстандарта в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным в установленном порядке приказом Росстандарта.

4.2.21. Передача корреспонденции в приемную Руководителя Росстандарта осуществляется каждый час, а с отметками о повышенной срочности - немедленно.

4.2.22. Корреспонденция на имя заместителей Руководителя Росстандарта передается в оригинале Отделом делопроизводства в приемные заместителей Руководителя Росстандарта каждые два часа, а с отметками о повышенной срочности - немедленно.

4.2.23. Рассмотренные документы возвращаются в Отдел делопроизводства, где в СЭДО вносится содержание указания по исполнению документа, а документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.2.24. При регистрации документа в СЭДО Отделом делопроизводства или делопроизводителем в структурном подразделении готовится проект указания по исполнению документа для утверждения руководителем.

К документам, направляемым к Руководителю Росстандарта на бумажном носителе, в Секретариат Руководителя Росстандарта и к заместителям Руководителя Росстандарта, Отделом делопроизводства, при необходимости прикрепляются уголки для указания по исполнению документа.

На документы, поступившие на бумажном носителе в структурные подразделения, от других адресатов делопроизводителями при необходимости прикрепляются уголки для указания по исполнению документа.

4.2.26. В указаниях по исполнению документа указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя и соисполнителей, при этом, если ответственный исполнитель не определен, им является первый исполнитель в указании по исполнению документа. В тексте указания по исполнению документа, при необходимости указываются порядок и срок исполнения.

Указание по исполнению документа может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю отдельный порядок и срок исполнения документа.

4.2.27. Оформленные указания по исполнению документа делопроизводитель структурного подразделения вносит в РК СЭДО.

4.2.28. Оформленные указания по исполнению документа с соответствующими документами передаются исполнителям для работы.

4.2.29. Поступающие в Росстандарт телефонограммы регистрируются в соответствующих регистрационных журналах. Журналы регистрации телефонограмм ведутся в приемной Руководителя Росстандарта, приемных заместителей Руководителя Росстандарта, приемных руководителей структурных подразделений.

4.2.30. При поступлении телефонограммы подлежат обязательной фиксации (установлению) данные об отправителе и лице, передавшем телефонограмму, текст телефонограммы, дата и время приема, данные о лице, получившем телефонограмму. При отсутствии указанных данных телефонограмма считается не надлежаще принятой.

4.2.31. Содержание телефонограммы подлежит передаче адресату в течение трех часов с момента ее приема. Ответственность за передачу содержания телефонограммы лежит на лице, ее принявшем. О передаче содержания телефонограммы в журнале регистрации телефонограмм делается отметка с подписью адресата и указанием даты и времени передачи адресату.

4.2.32. Поступающие в Росстандарт телефаксограммы (факсограммы), как правило, регистрируются в Отделе делопроизводства.

4.2.33. Телефаксограммы (факсограммы), поступившие на имя Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта, в структурные подразделения и для конкретных сотрудников Росстандарта, передаются в Отдел делопроизводства.

4.2.34. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ предварительно регистрируется;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее структурное подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.2.35. Поступающие в Росстандарт телетайпограммы регистрируются Отделом делопроизводства в соответствующем реестре с последующей передачей копии телетайпограммы адресатам в порядке, установленном для поступающей корреспонденции Росстандарта.