V. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование Руководителя о состоянии исполнения документов.

5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается Руководителем Росстандарта.

При поступлении в Госстандарт поручений, находящихся на внешнем контроле, Отдел делопроизводства проставляет на таких поручениях штамп "КОНТРОЛЬ". Документы с такой пометкой подлежат рассмотрению в приоритетном порядке.

5.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа; поступивших из других органов государственной власти и иных организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного вышестоящим органом, направившим документ, или нормативных сроков.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения и имеющие в тексте пометку "В.Срочно" - в 1 день;

имеющие в тексте пометку "Срочно" - в 3-дневный срок;

имеющие в тексте пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;

по поручениям Правительства Российской Федерации, данным органам государственной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим от ответственного исполнителя на согласование, - до 10 дней;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, - не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации: без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

представление Счетной палаты Российской Федерации должно быть рассмотрено в указанный в представлении срок или, если срок не указан, в течение 30 дней со дня его получения. О принятом по представлению решении и о мерах по его реализации Счетная палата Российской Федерации уведомляется незамедлительно;

указания по исполнению документа Руководителя Росстандарта либо его заместителей "Прошу доложить", "Прошу переговорить" - в 3-дневный срок, если Руководителем Росстандарта либо лицом, его замещающим не установлен иной срок;

информация Росстандарта, необходимая при подготовке к слушанию в Конституционном Суде Российской Федерации, подлежит предоставлению полномочному представителю Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации в сроки, указанные в поручении. При поступлении запроса из Конституционного Суда Российской Федерации срок представления проекта ответа полномочному представителю в Конституционном Суде Российской Федерации для согласования - 10 дней со дня получения запроса;

остальные - в срок не более месяца;

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта, исполняющего его обязанности, мотивированное ходатайство о продлении срока исполнения не позднее 3-х дней до истечения срока.

При изменении (продлении) срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Отдел делопроизводства. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы государственной власти, федеральный орган государственной власти либо организация - автор документа.

Сроки исполнения документов с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Оперативно" не продлеваются.

5.5. Контроль за своевременным и полным исполнением поручений осуществляют:

секретариат Руководителя Росстандарта - в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, а также находящихся на контроле в секретариате Руководителя Росстандарта;

секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта - в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта и заместителями Руководителя Росстандарта, а также находящихся на контроле в секретариатах заместителей Руководителя Росстандарта;

приемные руководителей структурных подразделений и делопроизводители этих структурных подразделений - в части сроков и полноты выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, руководителями соответствующих структурных подразделений, а также находящихся на контроле в соответствующих структурных подразделениях;

Отдел делопроизводства - в части сроков выполнения поручений, данных Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта, а также поручений, находящихся на внешнем контроле.

5.6. В структурных подразделениях распоряжениями руководителей соответствующих структурных подразделений назначаются делопроизводители, на которых возлагаются обязанности по организации контроля за исполнением поручений в соответствии с Инструкцией.

5.7. Делопроизводители структурных подразделений при осуществлении контроля:

отслеживают сроки исполнения поручений, находящихся на исполнении в соответствующих подразделениях;

своевременно информируют отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта, и приемные руководителей подразделений о выполнении или причинах невыполнения (неполного или ненадлежащего выполнения) поручений.

5.8. Приемные руководителей структурных подразделений при осуществлении контроля:

отслеживают сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на исполнении в соответствующем структурном подразделении, информируют об этом руководителя структурного подразделения, секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта и секретариат Руководителя Росстандарта;

еженедельно, ежемесячно и ежеквартально совместно с Отделом делопроизводства готовят сводные справки по поручениям, находящимся на исполнении в соответствующих структурных подразделениях;

оказывают содействие делопроизводителям структурных подразделений в осуществлении ими контроля за исполнением поручений, находящихся на исполнении в соответствующем структурном подразделении.

5.9. Секретариаты заместителей Руководителя Росстандарта:

отслеживают сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на контроле, информируют об этом заместителей Руководителя Росстандарта;

еженедельно, ежемесячно и ежеквартально совместно с приемными руководителей структурных подразделений готовят сводные справки по поручениям, находящимся на контроле.

5.10. Секретариат Руководителя Росстандарта:

отслеживает сроки и полноту исполнения поручений, находящихся на контроле, информирует об этом Руководителя Росстандарта;

6.4. На делопроизводителя структурного подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием документов, поступающих в структурное подразделение;

своевременная передача полученных документов руководителю структурного подразделения, а после получения указаний руководителя структурного подразделения - исполнителю;

внесение указаний по исполнению документа в РК СЭДО;

передача в Отдел делопроизводства входящих документов, поступивших на имя Руководства Росстандарта напрямую в структурное подразделение, для регистрации;

передача в Отдел делопроизводства, исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, за подписью Руководства Росстандарта для проверки правильности оформления, регистрации и отправки;

передача в Отдел делопроизводства, исходящих документов, подготовленных и оформленных в структурных подразделениях, за подписью руководителя структурного подразделения для отправки;

ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными и информационными документами, поступившими в структурное подразделение;

осуществление контроля прохождения документов в структурном подразделении и исполнением поручений;

систематическое информирование руководителя структурного подразделения об исполнении поручений в структурном подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов и исполнения поручений в структурном подразделении;

своевременная подготовка проекта номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

организация хранения дел и документов, выдача дел и документов сотрудникам структурного подразделения, обеспечение их сохранности;

оформление дел для передачи на хранение в Архив Росстандарта;

получение во временное пользование дел, хранящихся в Архиве Росстандарта, возвращение их в Архив Росстандарта по истечении сроков пользования;

участие в проведении экспертизы ценности документов, оформление актов об уничтожении документов, не подлежащих хранению;

ознакомление вновь принятых сотрудников с настоящей Инструкцией и другими нормативными актами, касающимися работы с документами и ведения делопроизводства;

учет имеющейся оргтехники и канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на их получение;

выполнение иных обязанностей, возложенных в соответствии с положением о структурном подразделении и должностным регламентом сотрудника.

6.5. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя через делопроизводителя структурного подразделения, другим сотрудникам с соответствующей отметкой в СЭДО, а дела, взятые из Архива Росстандарта, сданы в Архив Росстандарта.

В случае увольнения делопроизводителя структурного подразделения, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности, или принятому на эту должность.

6.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, для последующей передачи их в Архив Росстандарта, независимо от сроков их хранения.

6.7. Информация обо всех изменениях в статусе структурных подразделений, назначениях, сменах руководителей структурных подразделений и делопроизводителей в трехдневный срок представляется в Отдел делопроизводства.

6.8. Сотрудники структурного подразделения при работе с документами должны руководствоваться следующими требованиями:

сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах должностных обязанностей сотрудников;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо исправления, а также делать пометки, не предусмотренные настоящей Инструкцией;

передача документов или их копий сотрудникам других структурных подразделении может осуществляться с разрешения руководителя структурного подразделения;

передача документов или их копий сотрудникам сторонних организаций, а также документов или их копий, связанных с обращениями граждан допускается только с разрешения руководителя отдела, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта;

передача документов или их копий представителям средств массовой информации осуществляется через советника Руководителя Росстандарта, на которого возложены функции по работе со средствами массовой информации.

6.9. При поступлении документов, зарегистрированных в СЭДО, делопроизводитель проверяет соответствие количества поступивших документов количеству регистрационных карточек, а также правильность сведений о документах, внесенных в регистрационные карточки.

6.10. Делопроизводитель докладывает руководителю структурного подразделения о поступивших документах и в соответствии с его указанием по исполнению документа передает эти документы для исполнения или ознакомления сотрудникам структурного подразделения.

Фамилия исполнителя, текст поручения и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа в структурном подразделении вносятся в регистрационную карточку СЭДО этого документа.

6.11. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росстандарта или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет, тиражирует необходимое количество экземпляров документа и передает их в Отдел делопроизводства, для регистрации и отправки. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

6.12. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.13. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.14. Исполнитель обязан выполнить поручение по документу в указанные сроки.

6.15. После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ (исходящий номер и дата)", "Учтено при формировании замечаний к проекту федерального закона (название)", "Дан устный ответ (кому)", "Доложено (должность, инициалы, фамилия руководителя, которому предоставлен доклад, дата представления доклада)" и т.п.

6.16. Подшив исполненного документа в дело, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление и оформление описей дел, хранение дел и передача в Архив Росстандарта осуществляется делопроизводителем структурного подразделения в соответствии с требованиями, установленными в разделе 7 настоящей Инструкции.

6.17. Руководители и сотрудники Росстандарта несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременное выполнение поручении по документам, за сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.