7.2. Организация оперативного хранения документов

7.2.1. С момента заведения и до передачи в Архив Росстандарта дела хранятся по месту их формирования.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.

Начальники подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в Архив Росстандарта и подлежат оформлению и описанию.

7.2.2. Дела документального фонда Росстандарта, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей в Архив Росстандарта, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

7.2.3. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 45), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело подлежит возврату.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росстандарта или его заместителя, курирующего данное подразделение.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росстандарта, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.