3.5. Служебные письма

3.5.1. К служебным письмам Росстандарта относятся:

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства промышленности и торговли Российской Федерации;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы органов государственной власти, организаций и граждан;

инициативные письма.

3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с указаниями по исполнению документа Руководителя Росстандарта или заместителя Руководителя Росстандарта на основании имеющихся сроков, установленных в поручениях, запросах или по решению автора указания по исполнению документа, а также в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.5.3. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

3.5.4. Краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 10 см от верхнего края листа (отметка 9,5 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word) шрифтом Times New Roman размер 10 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word) не более 4 - 5 строк.

3.5.5. Обращение "Уважаемый ..." с указанием имени и отчества печатается шрифтом Times New Roman размер 14 и отделяется от краткого содержания (при его наличии) 1 межстрочным интервалом с выравниванием по центру.

3.5.6. Текст письма печатается шрифтом Times New Roman размер 14. При наличии краткого содержания и/или обращения текст отделяется от реквизитов 1 межстрочным интервалом. В случае их отсутствия текст пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word). Отступ красной строки по всему тексту должен быть одинаковым и составлять 1,25 - 1,5 см.

3.5.7. В первом абзаце текста наименование Росстандарта пишется полностью - "Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии". Далее по тексту возможно использование сокращенного наименования - "Росстандарт".

Служебное письмо Росстандарта, направляемое внутри страны, составляется на русском языке.

Текст служебного письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

3.5.8. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Росстандарт считает...", "Росстандарт рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.5.9. При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, шрифтом Times New Roman размером 10.

3.5.10. При наличии приложения или приложений, делается соответствующая ссылка с пропуском одной строки от основного текста с красной строки, шрифтом Times New Roman размером 14.

3.5.11. Строка с указанием должности подписавшего, подписи и расшифровки подписи располагается от левого края страницы и отделяется от основного текста (приложения) двумя однострочными интервалами, при использовании бланка Росстандарта без указания названия Росстандарта; при использовании бланков Руководителя Росстандарта, заместителя Руководителя Росстандарта - должность не указывается.

3.5.12. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) располагаются у правого края страницы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов государственной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов государственной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

3.5.13. Указание на исполнителя и его телефон оформляется в 2 строки в нижней части страницы от левого края страницы шрифтом Times New Roman размером 9, либо в нижнем левом углу с обратной стороны бланка. (приложения N 15 - 19).

3.5.14. Для отправки Адресату служебного письма исполнителю необходимо предоставить в отдел, на который возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта, полный пакет документов исходящего служебного письма:

1. Официальный ответ (письмо) или сопроводительное письмо.

2. Приложение (если есть).

3. Список рассылки (если письмо направляется более чем в 4 адреса).

4. Визовой вариант письма.

5. Основание (например: письмо Аппарата Правительства Российской Федерации). Если письмо инициативное, то основание не требуется.

3.5.15. Датой письма является дата регистрации в СЭДО.

3.5.16. Право подписи устанавливается на:

а) служебные письма, подготовленные за подписью Руководителя, могут быть адресованы Президенту Российской Федерации, в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю/заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации; постоянным представителям Президента Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, Министру промышленности и торговли Российской Федерации, руководителям/заместителям руководителей органов государственной власти, в органы государственной власти, в субъекты Российской Федерации и органы местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, а также физическим и юридическим лицам;

б) служебные письма, подготовленные за подписью заместителей Руководителя, могут быть адресованы в Управление Администрации Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации; в Департамент Правительства Российской Федерации, заместителю Министра, директору Департамента или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, в органы государственной власти, заместителю руководителя органа государственной власти, в субъекты Российской Федерации и органы местного самоуправления, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

в) служебные письма, подготовленные за подписью руководителей структурных подразделений, могут быть адресованы директору Департамента, или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, органы местного самоуправления, высшим должностным лицам органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

г) служебные письма, подготовленные за подписью помощников/советников Руководителя, могут быть адресованы директору Департамента, заместителю директора Департамента или в Департамент Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, в иные органы государственной власти, органы местного самоуправления, высшим должностным лицам органов местного самоуправления, руководителям подведомственных Росстандарту организаций, в подведомственные Росстандарту организации, а также физическим и юридическим лицам;

По решению Руководителя Росстандарта право подписи может предоставляться отдельным должностным лицам Росстандарта, которое оформляется приказом Росстандарта.

3.5.17. Визирование исходящих документов, подготовленных на бумажном носителе, или в электронном виде в СЭДО проводится следующим порядком.

1. Если письмо за подписью:

а) Руководителя Росстандарта:

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя;

начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта - соисполнитель (или лицо, его замещающее) (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Росстандарта, ведение делопроизводства Росстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

начальник Юридического отдела, либо лицо, его замещающее (в случае необходимости);

заместитель Руководителя Росстандарта, курирующего соответствующее направление деятельности исполнителя;

заместитель Руководителя Росстандарта - соисполнитель (в случае необходимости);

помощник/советник Руководителя Росстандарта (в случае необходимости).

б) заместителя Руководителя Росстандарта:

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее);

заместитель начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя;

начальник структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя (или лицо, его замещающее);

начальник Режимно-секретного отдела Росстандарта (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта - соисполнитель (или лицо, его замещающее) (в случае необходимости);

начальник структурного подразделения Росстандарта (либо соответствующие начальники отделов, входящих в состав данного структурного подразделения, за исключением начальника Юридического отдела), к сфере ведения которого относятся правовое обеспечение деятельности Госстандарта, ведение делопроизводства Госстандарта, кадрового обеспечения, международного сотрудничества (в случае необходимости);

начальник Юридического отдела, либо лицо, его замещающее (в случае необходимости);

заместитель Руководителя Росстандарта - соисполнитель (в случае необходимости).

в) руководителя структурного подразделения Росстандарта:

соисполнитель (в случае необходимости);

заместитель начальника отдела исполнителя;

начальник отдела исполнителя (или лицо, его замещающее).

2. Во время визирования писем начальник структурного подразделения Росстандарта - соисполнитель (или лицо, его замещающее) имеет право передать указанный документ на рассмотрение в соответствии с компетенцией сотрудникам данного структурного подразделения.

3. На телеграммах обязательны визы, предусмотренные настоящим подпунктом, а также визы помощника/советника Руководителя Росстандарта в соответствии с полномочиями.

4. На приглашения в г. Москву представителей субъектов Российской Федерации и различных государств ставится виза начальника структурного подразделения, на которое возложены функции по международному сотрудничеству, или лица его замещающего, заместителя Руководителя Росстандарта, курирующего данное направление, или лица его замещающего.

На листе согласования все вышеуказанные визы должны быть расшифрованы: Ф.И.О. и должность визирующего, дата визирования документа.

3.5.18. Обеспечение качественной подготовки проектов писем и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят такие письма.

Обеспечение правильности (соответствию Инструкции) оформления проектов писем возлагается:

за подписью Руководителя Росстандарта и заместителя Руководителя Росстандарта - на структурное подразделение, выполняющее функции по документационному обеспечению Росстандарта;

за подписью начальника структурного подразделения, в составе которого находится отдел исполнителя или лица, его замещающего - на начальника отдела исполнителя или лица, его замещающего;

за подписью помощников/советников Руководителя - исполнитель соответствующих писем.