4.3. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.3.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в Юридический отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в Отдел делопроизводства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись Руководству Росстандарта в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.3.3. Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.3.4. Регистрация внутренних документов осуществляется делопроизводителями структурных подразделений, подготовивших документ.

4.3.5. Регистрация внутренних документов, предполагающих согласование с вышестоящим руководством, осуществляется после визирования и принятия решения соответствующим руководителем.

4.3.6. Регистрационный номер внутреннего документа состоит из индекса структурного подразделения

и порядкового номера внутреннего документа в пределах календарного года, например: 05-238 (приложение N 41).

Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является заполнение поля связки в регистрационной карточке СЭДО.

4.3.7. Зарегистрированные внутренние документы, оформленные на бумажном носителе, подписанные заместителями руководителя Росстандарта, передаются адресату Отделом делопроизводства.

После рассмотрения Руководителем Росстандарта соответствующие указания по исполнению документа Отделом делопроизводства вносится в РК СЭДО, с последующим осуществлением пересылки адресату.

Неправильно оформленные внутренние документы возвращаются исполнителям для доработки.

Внесение указаний по исполнению документа и передача внутренних документов внутри структурных подразделений осуществляется сотрудниками структурных подразделений.

4.3.8. Внутренние документы информационного и справочного характера могут пересылаться адресатам в электронном виде с использованием технологии прикрепления копии документа к регистрационной карточке документа.