7.7. Подготовка и передача документов в Архив Росстандарта

7.7.1. Структурные подразделения передают в Архив Росстандарта дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив Росстандарта не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив Росстандарта по истечении 10 лет со дня увольнения.

Дела с исполненными документами временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в Архив Росстандарта. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

7.7.2. Передача дел в Архив Росстандарта осуществляется по графику, подготовленному Архивом Росстандарта и утвержденному руководителя структурного подразделения, в состав которого входит Отдел делопроизводства.

7.7.3. В период подготовки дел подразделением к передаче в Архив Росстандарта проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при приеме дел сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта, недостатки в формировании дел и их оформлении должны быть устранены делопроизводителями структурных подразделений, передающего документы в Архив Росстандарта.

На экземплярах описи дел поставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за ведение Архива Росстандарта, и сотрудника структурного подразделения.

7.7.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения делопроизводители структурного подразделения в период проведения ликвидационных или реорганизационных мероприятий группируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в Архив Росстандарта независимо от сроков хранения дел. Отбор документов к передаче в Архив Росстандарта или к уничтожению осуществляется совместно с членами ЦЭК. По результатам экспертизы ценности документов в структурном подразделении составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, а также акты о выделении дел с пометкой "До минования надобности" к уничтожению. Указанные описи дел и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Акты, согласованные ЦЭК, утверждаются председателем соответствующей ликвидационной комиссии.

7.7.5. Архив Росстандарта ведет учет дел, принятых на хранение. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются на государственное хранение в ГА РФ.

7.7.6. Дела из Архива Росстандарта могут быть выданы во временное пользование сотрудникам структурных подразделений, а также сотрудникам сторонних организаций.

Копии документов и выписки из документов, хранящихся в Архиве Росстандарта, а также архивные справки выдаются по письменным запросам с учетом требований подраздела "Порядок использования документов Архива Росстандарта" настоящей Инструкции.