7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Росстандарта составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росстандарте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел закрепляет группировку исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Росстандарта.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении Номенклатуры дел проводится комплексное изучение документов, образующихся в деятельности Росстандарта, их вид, состав и содержание. В процессе работы следует руководствоваться Положением о Росстандарте, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел и описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) за предшествующие годы.

7.1.3. В Росстандарте составляется номенклатуры структурных подразделений и сводная номенклатура дел Росстандарта (далее - номенклатура дел Росстандарта).

Номенклатура дел Росстандарта (приложение N 42) составляется по установленной форме на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 43).

7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении с привлечением других сотрудников этого структурного подразделения, оформляется на бланке установленной формы, согласовывается с Архивом Росстандарта, подписывается руководителем структурного подразделения и сдается в Архив Росстандарта до 1 ноября.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в Архив Росстандарта.

7.1.5. Названиями разделов Номенклатуры дел Росстандарта являются названия структурных подразделений. В Номенклатуре дел Росстандарта разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росстандарта.

7.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания и нерегистрируемые документы.

Книги и периодические издания, приглашения, поздравления и личная корреспонденция, поступившие на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются конечным адресатам вместе с соответствующей почтой Секретариата Руководителя Росстандарта, почтой Секретариатов заместителей Руководителя Росстандарта, почтой структурных подразделений.

Счета и первичная бухгалтерская документация, поступившая на бумажном носителе, либо по СЭДО доставляются в структурное подразделение, ответственное за ведение бухгалтерского учета и отчетности.

7.1.7. Графы номенклатур дел содержат следующую информацию.

В графе 1 указывается индекс дела. Индекс дела состоит из установленного в Росстандарте цифрового обозначения соответствующего структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения, например:

01-02-7, где 01-02 - обозначение подразделения и отдела этого подразделения, 7 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений.

В графе 2 пишутся заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научно-исследовательские работы, присланные в ...", "Протоколы и стенограммы заседаний Оперативного совета ...".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении оперативных совещаний у Руководителя Росстандарта (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии Росстандарта".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации документами Росстандарта". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности". В заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам работы вневедомственной комиссии".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения";

- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые отчеты отдела о работе за 2014 год".

При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 по окончании календарного года указывается количество дел (томов, частей).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством (Росархивом) срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

7.1.8. Если в течение года в структурных подразделениях появляются новые документированные участки работы и дела, не предусмотренные номенклатурой дел структурного подразделения, такие дела включаются дополнительно в номенклатуру дел структурного подразделения. Для дополнительно включаемых дел в номенклатуре дел структурного подразделения оставляются резервные номера.

Все изменения, вносимые в номенклатуру дел структурного подразделения, согласовываются сотрудником ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, с Отделом делопроизводства.

7.1.9. Номенклатура дел Росстандарта, подписывается начальником Отдела делопроизводства и сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта, согласовывается с центральной экспертной комиссией Росстандарта (далее - ЦЭК), и с экспертной проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (далее - ЭПК ГА РФ). Номенклатура дел согласовывается с ГА РФ один раз в 5 лет, если не было изменения функций и структуры Росстандарта.

7.1.10. Номенклатура дел Росстандарта в конце каждого года уточняется, утверждается приказом Росстандарта и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

После утверждения Номенклатуры дел Росстандарта структурные подразделения Росстандарта получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

7.1.11. Номенклатура дел Росстандарта печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее четырех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и помещается в дело Отдела делопроизводства, второй используется в Отделе делопроизводства, в качестве рабочего, третий применяется в Архиве Росстандарта, четвертый - в ГА РФ.

7.1.12. По окончании календарного года в конце Номенклатуры дел структурного подразделения делопроизводителем структурного подразделения делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение N 44), которая передается в Архив Росстандарта не позднее 15 января следующего года.

7.1.13. Архивом Росстандарта составляется итоговая запись Номенклатуры дел Росстандарта по всем структурным подразделениям для ее последующего представления в ГА РФ.