4.4. Регистрация и отправка исходящих документов

4.4.1. Исходящими документами Росстандарта является документы, направляемые из Росстандарта в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, должностным лицам и гражданам Документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями настоящей Инструкции и Регламента.

4.4.2. Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, их регистрацию и отправку.

4.4.3. Утвержденные и правильно оформленные документы, требующие собственноручной подписи, выводятся на бланк и передаются на рассмотрение и подпись Руководителю Росстандарта или лицу его замещающему, заместителю Руководителя Росстандарта, или лицу, его замещающему.

4.4.4. После подписания исходящих документов Руководителем Росстандарта или лицом его замещающим, заместителем Руководителя Росстандарта, или лицом, его замещающим, их регистрация в СЭДО осуществляется Отделом делопроизводства, а регистрация исходящих писем в СЭДО за подписью руководителя структурного подразделения или лица его замещающего осуществляется делопроизводителями структурных подразделений.

4.4.5. При регистрации исходящего документа на нем указываются присвоенный регистрационный номер и дата регистрации.

4.4.6. Регистрационный номер исходящего документа за подписью:

Руководителя Росстандарта, заместителя Росстандарта состоит из двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, дефиса, порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, слэш (косой черты) и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ, например: АА-25/03.

руководителя структурного подразделения состоит из порядкового номера исходящего документа в пределах календарного года, дефиса, двух заглавных букв, с которых начинается имя и фамилия подписавшего документ, слэш (косой черты) и индекса структурного подразделения, подготовившего исходящий документ (приложение N 1), например: 2525-КМ/01.

Исходящим документам одного и того же содержания, направляемым в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.4.7. Исходящие документы принимаются на отправку Отделом делопроизводства в открытом виде.

Исходящие документы, не содержащие полного почтового адреса, необходимого для отправки, принимаются только с сопроводительными письмами или утвержденными указателями рассылки, а также с приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.4.8. К отправке принимаются исходящие документы, подписанные Руководителем Росстандарта, заместителями Руководителя Росстандарта и руководителями структурных подразделений.

В случае если исходящий документ направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый его экземпляр.

4.4.9. Исходящие документы отправляются только с собственноручной подписью или с квалифицированной электронной подписью. Копия зарегистрированного и переданного для отправки исходящего документа и приложений к нему со всеми необходимыми визами хранятся в Отделе делопроизводства.

4.4.10. Способ отправки документа определяется сотрудниками Отдела делопроизводства или делопроизводителями структурных подразделений.

Документы, оформленные в электронном виде в соответствии с требованиями Регламента, направляются в органы государственной власти по МЭДО, если указанные органы подключены к системе МЭДО, или по электронной почте, если не указан почтовый адрес для отправки.

В случае, если документ подготовленный в электронном виде невозможно передать вышеуказанным способом, а также отдельных случаях, установленных законодательством Российской Федерации, копия электронного документа, заверенная соответствующим образом, передается в Отдел делопроизводства для передачи почтовой или фельдъегерской связью.

4.4.11. При направлении исходящего документа более чем в четыре адреса необходимое количество экземпляров отправляемого документа передается для отправки вместе с указателем рассылки, завизированным исполнителем и утвержденным должностным лицом, подписавшим исходящий документ.

4.4.12. При направлении исходящих документов в органы государственной власти, законодательные (представительные) и исполнительные органы субъектов Российской Федерации полные почтовые адреса могут не указываться. При направлении исходящих документов другим адресатам указываются полные почтовые адреса (включая почтовый индекс).

4.4.13. Приложения, направляемые вместе с исходящим документом (кроме приложений, полученных от организаций, учреждений или граждан и возвращаемых с данным документом), должны быть подписаны или завизированы их составителями. Исходящий документ с приложениями, представляющими ценность (удостоверения, паспорта, дипломы, свидетельства, судебные повестки и т.п.), отправляется заказным письмом или бандеролью с объявленной ценностью

4.4.14. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и делопроизводителя структурного подразделения.

4.4.15. Для отправки документов используются специально оформленные конверты установленного образца. Если одному и тому же адресату направляется одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляется исходящие номера всех вложенных документов.

4.4.16. Документы, подготовленные к отправке, передаются в Отдел делопроизводства в день их регистрации. Отдел делопроизводства проверяет правильность их оформления (наличия полного адреса и его точность, а также наличие регистрационного номера, подлинности подписи, визы исполнителя, других необходимых элементов оформления указанных приложений).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.4.17. Документы подлежат отправке, как правило, на следующий рабочий день после дня их приема, если они поступили в Отдел делопроизводства.

4.4.18. На отправленные документы в Экспедиции заполняются реестры отправленных документов.

4.4.19. Отправляемые из Росстандарта телеграммы оформляются на бланках установленной формы: "правительственные", "служебные".

4.4.20. По решению Отдела делопроизводства в зависимости от содержания и наименования адресата документы доставляются фельдъегерской связью, отправляются почтой или курьером.