7.3. Формирование дел

7.3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности Росстандарта.

7.3.2. Дела формируются в Росстандарте в структурных подразделениях сотрудниками, ответственными за документационное обеспечение и своевременное формирование дел.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, на дела по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.3.2. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем делопроизводителю структурного подразделения. Номер дела, в который должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

7.3.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудником, ответственным за ведение Архива Росстандарта.

7.3.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

в дело следует помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку. За основу заголовка дела берется формулировка, данная в номенклатуре дел структурного подразделения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения.

в дело следует включать по одному экземпляру каждого документа, нельзя подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

в дело следует подшивать только исполненные и правильно оформленные документы, то есть имеющие соответствующие реквизиты: подпись с расшифровкой, визы с расшифровкой, дату регистрации документа, регистрационный номер, отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

незарегистрированные, неисполненные и неправильно оформленные документы следует возвращать исполнителю для их регистрации, исполнения и оформления;

в дело следует подшивать документы одного календарного года (исключение составляют личные, переходящие дела);

заверенные ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

приложения к документам должны быть помещены в дело вместе с документами, к которым они относятся. В случае отсутствия приложения на документе необходимо сделать отметку о причине его отсутствия или указать его местонахождение. Приложения, объем которых превышает 250 листов, должны помещаться в отдельный том;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов (частей).

7.3.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательного акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Подшивка документов к ним возможна в отдельные дела, но прием этих документов в Архив Росстандарта осуществляется строго в объединенном виде.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 (двадцать пять) страниц.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы хранятся вместе с прилагаемыми к ним документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 г. N 640. (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).

Обращения (предложения, заявления жалобы) граждан по вопросам работы Росстандарта, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; копия документа-ответа помещается за документом-запросом.

При формировании дел с перепиской необходимо учитывать то, что все они формируются, как правило, по корреспондентскому признаку.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы по личным делам располагаются по мере их поступления.

7.3.6. Электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел Росстандарта и Регламентом непосредственно в СЭДО.

7.3.7. Дела со дня их заведения до передачи в Архив Росстандарта хранятся по месту их формирования.