4.1.8. Организация работы с архивными документами, пострадавшими в результате пожара

После ликвидации пожара в архиве создается Комиссия по расследованию причин пожара и определения нанесенного им ущерба, составляется план мероприятий по ликвидации последствий пожара. Органы государственного пожарного надзора и экспертные лаборатории осуществляют установление причин пожара и дают заключение о причинах пожара, нарушении требований пожарной безопасности. Необходимо учитывать, что проводимое ими расследование может проходить на протяжении нескольких лет. В рамках работы комиссии проводится предварительное установление причин, приведших к пожару, дается оценка деятельности должностных лиц, ответственных за обеспечение пожарной безопасности, проверка наличия и состояния архивных документов в пострадавших архивохранилищах, оценка ущерба зданию, помещениям, документам. Одновременно сотрудниками архива проводится комплекс неотложных работ по спасению пострадавших архивных документов. Сотрудники, проводящие работы по разборке пострадавших документов, обеспечиваются средствами индивидуальной защиты органов дыхания и зрения.

Необходимо начать перемещение и сортировку документов, пострадавших от огня и воды. Организацию спасательных работ начинают с наименее поврежденных огнем документов. Одновременно предусматриваются неотложные мероприятия по заморозке пострадавших от воды архивных документов, их поэтапной просушке в специальных сушильных камерах, просушке влажных документов в свободных помещениях архива, реставрации, перекартонированию и другим видам работ.

Методы и способы стабилизации архивных документов, пострадавших в результате пожара, аналогичны тем, которые применяются для материалов, подвергшихся воздействию воды (см. раздел 4.2 настоящих рекомендаций), только перемещение документов после пожара должно быть более осторожным, т.к. они очень хрупкие. Запах дыма можно уменьшить за счет обработки химическими препаратами. Но удалить следы сажи, копоти и въевшейся гари часто трудно, а иногда и невозможно.

Однако поскольку подвергшиеся воздействию высоких температур, а затем воды материалы имеют очень низкую прочность, обращаться с ними следует крайне осторожно. Во многих случаях при упаковке таких документов, при перемещении их в холодильник или в помещение для сушки необходимо использовать прочную подложку (например, твердый картон или полимерную пленку).

Обгоревшие, но не намоченные документы необходимо осторожно и тщательно упаковать и переместить в другое помещение, чтобы не причинить им дополнительных повреждений. Однако если есть сомнения в том, что эти материалы полностью сухие, необходимо - во избежание появления плесени - выдержать их в помещении с нормативным температурно-влажностным режимом в течение недели и только после этого упаковать.

При проведении сушки обгоревших документов следует иметь в виду, что частично карбонизированные материалы нельзя сушить с помощью токов высокой частоты (ТВЧ) из-за токопроводящих свойств сажи и опасности возгорания.

При определении конца высушивания обгоревших документов нельзя применять влагомер, поскольку в результате воздействия огня и высокой температуры физические свойства бумаги (проницаемость, электрическое сопротивление и т.п.) непредсказуемо изменены, а сама бумага, кроме того, сильно загрязнена сажей и пеплом.

После того, как пострадавшие от воды документы будут высушены, следует начать их разбор. Для проведения работ с пострадавшими архивными документами следует выделить специальное помещение. Это помещение оборудуется принудительной вытяжкой, а работники, которые будут работать с пострадавшими документами, обеспечиваются специальной одеждой и индивидуальными средствами защиты органов дыхания и зрения. Организуется посменный режим работы в данном помещении, который не должен превышать 2-х часов в день для каждого сотрудника.

Проводится полистная проверка документов для оценки их физического состояния. Если документы пострадали только от воды, то после просушки проводится замена обложек дел, перекартонирование в новые короба из бескислотного картона, и дело возвращается на постоянное место хранения. При необходимости выделяются листы дела (или все дело), которые требуют реставрационных работ.

Если архивные документы пострадали от огня, то в ходе полистной проверки выявляется степень повреждения отдельных документов дела. В зависимости от этого применяются меры реставрационного характера. Проводится обрезка обгоревших фрагментов бумаги. Если произошла частичная утрата текста документа, обложки дела и листа заверителя необходимо провести атрибуцию (приписывание, установление автора документа, времени и места его создания, сохранившихся фрагментов документов) для последующей идентификации. В ходе этой работы выявляются документы, которые не подлежат восстановлению и предназначены к списанию. Документы, которые пострадали незначительно или подлежат реставрации, рассортировываются по степени утраты текста.

После завершения обработки пострадавших архивных документов проводится выверка учетных документов и внесение в них изменений в соответствии с результатами проведенных восстановительных работ. Такие документы следует разместить в отдельном помещении, что должно быть отражено в топографических указателях. В последующем необходимо проводить периодический мониторинг физического и биологического состояния (см. приложение 1) пострадавших документов, чтобы отслеживать возможные негативные изменения. Если в ходе мониторинга будет установлено, что негативные тенденции в состоянии этих архивных документов отсутствуют, то их следует переместить на постоянные места хранения, и привести учетную документацию в соответствии с этим перемещением.

В пострадавших от пожара архивохранилищах необходимо провести следующие работы:

1. Остекление внешнего контура оконных проемов.

2. Удаление специальным составом гари и сажи.

3. Обработка стен противогрибковым составом.

4. Ремонт помещений, замена окон и дверей.

5. Модернизация электросетей и электрооборудования.

6. Модернизация охранно-пожарной сигнализации.

7. Модернизация системы вентиляции воздуха.

8. Замена деревянных стеллажей на металлические.

9. Установка автоматической системы газового пожаротушения.