VIII. Организация хранения письменных обращений и материалов, связанных с их рассмотрением

8.1. Письменные обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в структурных подразделениях центрального аппарата МЧС России, структурных подразделениях территориальных органов МЧС России, подразделениях НД и ПР, Управлениях и организациях МЧС России в соответствии с номенклатурой дел. В РК обращения делается отметка о всех последовательно связанных с обращением материалах, в том числе предыдущих обращениях гражданина.

8.2. Каждое рассмотренное письменное обращение и все материалы, связанные с его рассмотрением, формируются в отдельный блок документов в следующей последовательности:

а) лист резолюции по письменному обращению;

б) письменное обращение, приложения к нему (если имеются);

в) визовая копия ответа гражданину обращения, промежуточный ответ гражданину (если имеются);

г) докладная записка о продлении срока рассмотрения обращения (если имеется);

д) докладная (служебная) записка о результатах рассмотрения анонимного обращения или о признании обращения анонимным (если имеется);

е) докладная (служебная) записка или заключение о результатах проведенной проверки (в случае ее проведения);

ж) материалы проверки по письменному обращению (в случае ее проведения).

8.3. Допускается хранение обращений, поступивших в форме электронного документа, и материалов по ним в СЭД в электронном виде в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству <11>.

--------------------------------

<11> Приказ МЧС России от 21.05.2021 N 340 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий" (далее - Инструкция по делопроизводству), приказ МЧС России от 14.05.2021 N 315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий".

8.4. При необходимости направления или возврата самого обращения после его рассмотрения в другие государственные органы, органы местного самоуправления или другому должностному лицу в блок документов по письменному обращению подшивается визовая (электронная) копия сопроводительного документа. В РК вносятся соответствующие сведения. Копия обращения хранится в СЭД в электронном виде в соответствии с установленными сроками хранения.

8.5. Материалы по письменным обращениям граждан, сгруппированные в блоки, подшиваются в дела в хронологическом порядке, начиная с даты регистрации обращения, или в алфавитном порядке и хранятся в соответствии с требованиями осуществления делопроизводства.

8.6. Списание обращений и материалов по их рассмотрению в дело производится в СЭД путем заполнения соответствующего поля в РК.

8.7. Все материалы по обращению гражданина в десятидневный срок по окончании его рассмотрения сдаются исполнителем делопроизводителю структурного подразделения центрального аппарата МЧС России, подразделению территориального органа или организации МЧС России, ответственному за работу с обращениями граждан, делопроизводителю подразделения НД и ПР, Управления для формирования их в дела.

8.8. Делопроизводителю структурного подразделения центрального аппарата МЧС России, структурному подразделению территориального органа или организации МЧС России, делопроизводителю подразделения НД и ПР, Управления запрещается принимать на хранение нерассмотренные письменные обращения, а также неправильно или не полностью оформленные материалы проверок по обращениям.

8.9. Запрещается хранение у исполнителей рассмотренных материалов по письменным обращениям граждан.