1. Ведение учета писем при помощи учетно - контрольной карточки

1. Ведение учета писем

при помощи учетно - контрольной карточки

Все поступающие обращения граждан должны быть учтены и централизованно зарегистрированы на учетно - контрольных карточках в день поступления.

Регистрационный индекс обращения состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например: К-382).

Повторным обращениям граждан присваивается очередной индекс, а в соответствующей строке учетно - контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы.

Поступившие на рассмотрение от различных адресатов обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, которые не являются повторными, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: K-382/1, К-382/2 и т.д.).

Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления, жалобы, а также по тематике вопросов, затронутых в письмах.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.