6.5. Порядок рассмотрения входящей документации руководством Минобрнауки России

6.5.1. Поступившие в Департамент государственной службы и административной деятельности документы, поименованные в пункте 6.3.2 Инструкции, докладываются Министру (лицу, исполняющему его обязанности) в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой "Срочно", "Весьма срочно" или "Вручить немедленно", которые докладываются незамедлительно.

Проекты резолюций (поручений) по исполнению документов для доклада Министру (лицу, исполняющему его обязанности) к поступающим документам готовятся государственными служащими Департамента государственной службы и административной деятельности на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также с учетом распределения обязанностей между заместителями Министра и положений о структурных подразделениях.

6.5.2. В состав резолюций (поручений) по исполнению входящих документов входят следующие элементы:

ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, которым дается поручение);

содержание поручения;

дата формирования поручения;

срок исполнения поручения.

6.5.3. Ответственным исполнителем документа является поименованный первым в резолюции (поручении) - заместитель Министра, руководитель структурного подразделения, который, в свою очередь, определяет ответственное должностное лицо структурного подразделения, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, привлекает к исполнению документа другие структурные подразделения, в том числе не поименованные в указании по исполнению документа.

6.5.4. Документы со сроком исполнения менее 10 дней, в том числе с пометкой "Срочно" или "Вручить немедленно" (другой аналогичной пометкой), направляются ответственному исполнителю с проектами резолюций (поручений). После утверждения резолюций (поручений) документы направляются в соответствии с утвержденными резолюциями (поручениями) повторно.

6.5.5. Содержание резолюции (поручения) должно быть связано с содержанием рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение...").

6.5.6. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие в Минобрнауки России на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, получают под роспись в реестре передачи документов в Департаменте государственной службы и административной деятельности.

Государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, направляют документы в электронном виде заместителям Министра посредством СЭД.

По документам, поступившим на рассмотрение заместителям Министра, готовятся проекты резолюций (поручений) государственными служащими, обеспечивающими деятельность заместителей Министра, в день получения таких документов или на следующий рабочий день.

Утвержденную заместителем Министра резолюцию (поручение) по исполнению документа с указанием сроков исполнения государственные служащие, обеспечивающие деятельность заместителей Министра, заносят в РК документа в СЭД, сканируют и прикрепляют к РК документа или, в случае если документ не подлежит сканированию, делают копию документа в необходимом количестве экземпляров и направляют на исполнение лицам, поименованным в резолюции (поручении).

6.5.7. Входящие документы, поименованные в пункте 6.1.3 Инструкции, с пометкой "Для служебного пользования", документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях и не подлежащие сканированию, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Минобрнауки России, получают в Департаменте государственной службы и административной деятельности под роспись в реестре по передаче документа.

Руководители структурных подразделений рассматривают поступившие документы, определяют исполнителей из числа государственных служащих своего структурного подразделения и указывают сроки, а также порядок исполнения.

Государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, вносит в РК документа в СЭД резолюции (поручения), в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и направляет документы непосредственным исполнителям.

6.5.8. В случае необходимости корректировки (уточнения) резолюции (поручения) руководитель структурного подразделения, получивший на рассмотрение входящий документ, в течение трех рабочих дней (оперативные - не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации входящего документа) создает в РК документа направление по входящему документу в структурное подразделение, к полномочиям которого, по его мнению, относятся вопросы, изложенные во входящем документе, с предложением по изменению ответственного исполнителя и с обоснованием необходимости такого изменения и в копии Департамент государственной службы и административной деятельности.

В случае необходимости добавления структурного подразделения (структурных подразделений) в качестве соисполнителя (соисполнителей) по входящему документу, руководитель структурного подразделения, получивший на рассмотрение входящий документ, не позднее половины срока, установленного для ответственного исполнителя, создает в РК документа направление по входящему документу в структурное подразделение, от которого требуется информация по существу вопроса, изложенного во входящем документе, с предложением по добавлению соисполнителем и с обоснованием необходимости такого изменения и в копии Департамент государственной службы и административной деятельности.

Структурное подразделение, получившее на рассмотрение в РК документа направление по входящему документу с предложением по изменению ответственного исполнителя (по добавлению структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей), в течение одного рабочего дня (не позднее следующего рабочего дня; для документов с пометкой "Для служебного пользования" - в течение трех рабочих дней) готовит ответное направление в РК документа с позицией о согласии (несогласии). В случае несогласия требуется мотивированное обоснование.

В случае отсутствия позиции от структурного подразделения, получившего на рассмотрение в РК документа направление по входящему документу с предложением по изменению ответственного исполнителя (по добавлению структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей), в течение одного рабочего дня (не позднее следующего рабочего дня; для документов с пометкой "Для служебного пользования" - в течение трех рабочих дней), изменение в резолюции (поручении) считается согласованным. Департаментом государственной службы и административной деятельности вносятся соответствующие изменения в резолюцию (поручение).

В случае получения мотивированных возражений от структурного подразделения, получившего на рассмотрение в РК документа направление по входящему документу с предложением по изменению ответственного исполнителя (по добавлению структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей), Департаментом государственной службы и административной деятельности изменение в резолюцию (поручение) не вносится.

Если в РК документа направление по входящему документу с предложением по изменению ответственного исполнителя (по добавлению структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей) поступило по входящему документу со сроком исполнения "Срочно", "Оперативно", изменение в резолюцию (поручение) Департаментом государственной службы и административной деятельности не осуществляется.

В случае необходимости при возникновении разногласий между руководителями структурных подразделений по вопросу определения ответственного исполнителя (добавления структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей) по документу, структурное подразделение, выступающее с предложением о внесении изменения в резолюцию (поручение), инициирует направление в РК документа по входящему документу заместителю Министра, курирующему данные структурные подразделения, с соответствующим предложением и в копии Департамент государственной службы и административной деятельности. Окончательное решение принимается заместителем Министра, курирующим данные структурные подразделения, которое вносится в РК документа. При принятии решения об изменении в резолюции (поручении) Департамент государственной службы и административной деятельности вносит соответствующие изменения.

При возникновении разногласий между структурными подразделениями, курируемыми разными заместителями Министра, по вопросу определения ответственного исполнителя (добавления структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей) по входящему документу, руководитель структурного подразделения инициирует в РК документа направление по документу курирующему заместителю Министра с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя (добавления структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений соисполнителей) по документу и в копии Департамент государственной службы и административной деятельности. Курирующий заместитель Министра, получивший такое предложение, при необходимости инициирует направление в РК документа по входящему документу заместителю Министра, курирующему структурное подразделение, на которое предлагается изменить резолюцию (поручение), с соответствующим обоснованием.

Заместитель Министра, получивший на рассмотрение в РК документа направление по входящему документу с предложением по изменению ответственного исполнителя (добавлению структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений соисполнителей), в течение одного рабочего дня (не позднее следующего рабочего дня) готовит ответное направление в РК документа с позицией о согласии (несогласии) и в копии Департамент государственной службы и административной деятельности.

При необходимости в случае отсутствия согласованной позиции у заместителей Министра вопрос рассматривает заместитель Министра, курирующий Департамент государственной службы и административной деятельности. В этом случае заместитель Министра, курирующий структурное подразделение, которое направило предложение по вопросу определения ответственного исполнителя (добавления структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей) по документу, создает в РК документа направление по входящему документу на заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы и административной деятельности, с просьбой о проведении согласительного совещания и в копии Департамент государственной службы и административной деятельности и заместителя Министра, курирующего структурное подразделение, на которое направляется предложение по изменению ответственного исполнителя с обоснованием такого изменения.

В случае нарушения установленного порядка корректировка резолюции (направления) не осуществляется, а структурное подразделение - ответственный исполнитель готовит ответ (исполняет входящий документ).

Изменение резолюции (поручения) в части определения структурного подразделения ответственным исполнителем (соисполнителем) фиксируется в РК документа в СЭД Департаментом государственной службы и административной деятельности в течение трех рабочих дней с момента поступления в РК документа предложения по изменению ответственного исполнителя (добавлению структурного подразделения - соисполнителя, структурных подразделений - соисполнителей).

Внутренняя (внутриведомственная) переписка по изменению резолюций (поручений) по входящим документам не осуществляется. Направленные служебные записки по изменению резолюций (поручений) по входящим документам не рассматриваются.

При наличии подлинника документа структурное подразделение, принявшее решение об изменении ответственного исполнителя, возвращает (передает документ в соответствии с пунктом 7 приложения N 3 приказа Минобрнауки России от 13 июня 2023 г. N 598) документ в течение трех рабочих дней в структурное подразделение, взявшее в работу данный документ.

При внесении изменений в полномочия заместителей Министра или в положения о структурных подразделениях, а также при проведении организационных штатных мероприятий, которые влекут смену ответственного исполнителя по документам (поручениям), осуществляется передача документов (дел).

Документы (дела) передаются из структурного подразделения, в котором они находятся на исполнении, по акту приема-передачи в структурное подразделение, в которое они передаются для дальнейшего исполнения. В акт включается весь перечень документов (поручений), передаваемых на исполнение, с указанием номера и даты поручения, а также сроками их исполнения. Акт подписывается руководителями структурных подразделений, передачу дел осуществляют государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.

Копия акта приема-передачи направляется в подразделение Департамента государственной службы и административной деятельности, на которое возложены полномочия по контролю исполнения поручений, для внесения в СЭД соответствующих изменений об ответственном за исполнение документов (поручений).

6.5.9. Государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В случае если документ, представляемый на подпись или согласование (визирование), оформлен с нарушением требований Инструкции, государственные служащие, обеспечивающие деятельность Министра и заместителей Министра, государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, вправе вернуть документ исполнителю на доработку без доклада Министру, заместителям Министра, руководителю структурного подразделения.

6.5.10. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

6.5.11. Входящая, исходящая и внутриведомственная документация, поступающая на рассмотрение Министру (лицу, исполняющему его обязанности), учитывается в реестре Департамента государственной службы и административной деятельности.