8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, приведенной в приложении N 29 к Инструкции.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2018 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2024 г.).

8.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Минобрнауки России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

8.4.3. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей только после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу.

После утверждения заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Минобрнауки России проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).