8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. В архив Минобрнауки России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по соответствующим описям дел.

8.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Минобрнауки России не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

8.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Минобрнауки России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Личные дела государственных служащих, уволенных с федеральной государственной гражданской службы, передаются в архив Минобрнауки России по истечении 10 лет со дня увольнения.

8.5.4. Передача дел в архив Минобрнауки России осуществляется по графику, составленному Департаментом государственной службы и административной деятельности, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем Министра, координирующим деятельность Департамента государственной службы и административной деятельности.

8.5.5. В период подготовки дел структурного подразделения к передаче в архив Минобрнауки России государственным служащим отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Минобрнауки России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, обязаны устранить.

8.5.6. Прием дел производится государственным служащим отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности в присутствии государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи дела против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственного служащего отдела архива Департамента государственной службы и административной деятельности и государственного служащего, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

Дела и описи дел на сдаваемые документы предоставляются в архив Минобрнауки России государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, со служебной запиской на передачу дел в архив Минобрнауки России.

8.5.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственный служащий, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в архив Минобрнауки России.