ВВЕДЕНИЕ

Документы личного происхождения являются важной и востребованной пользователями частью Архивного фонда Российской Федерации. Документы личного происхождения отличаются существенными особенностями, определяющими специфику организации работы с ними в государственных и муниципальных архивах.

Целью Методических рекомендаций по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах (далее - Методические рекомендации) является формирование единой методики работы государственных и муниципальных архивов с документами личного происхождения, в том числе электронными документами <1>.

--------------------------------

<1> Документы личного происхождения в электронном виде здесь и далее по тексту условно называются "электронные документы".

Нормативно-правовой основой Методических рекомендаций является, в первую очередь, Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" <2> (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях <3> (далее - Правила), нормативные акты, определяющие требования к отдельным видам работ с архивными документами. Деятельность архивов осуществляется в соответствии с положениями Конституции Российской Федерации <4>, Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) <5>, иных законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации <6>.

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 25.10.2004. N 43. Ст. 4169).

<3> Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24, зарегистрированным Минюстом России 20.05.2020 N 58396.

<4> Конституция Российской Федерации (Российская газета. 25.12.1993. N 237).

<5> ГК РФ. Ч. 1 (Собрание законодательства Российской Федерации от 05.12.1994. N 32. Ст. 3301); ГК РФ. Ч. 2 (Собрание законодательства Российской Федерации. 29.01.1996. N 5. Ст. 410); ГК РФ. Ч. 3 (Собрание законодательства Российской Федерации от 03.12.2001. N 49. Ст. 4552); ГК РФ. Ч. 4 (Собрание законодательства Российской Федерации от 25.12.2006. N 52 (Ч. 1). Ст. 5496).

<6> См.: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации. 07.01.2002. N 1 (Ч. 1). Ст. 1); Уголовный кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 17.06.1996. N 25. Ст. 2954); Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации. 31.07.2006. N 31 (Ч. 1). Ст. 3451); Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. N 31. Ст. 3448; 2019. N 12. Ст. 1221).

При подготовке Методических рекомендаций решены следующие задачи:

- анализ действующей нормативно-правовой базы организации работы государственных и муниципальных архивов по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения;

- анализ опыта архивных учреждений по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения;

- совершенствование методики комплектования архивов документами личного происхождения, включая подробное раскрытие вопросов документационного обеспечения приема документов на постоянное хранение;

- уточнение и унификация методики описания документов личного происхождения, относящихся к разным сферам деятельности фондообразователей;

- совершенствование и актуализация методики учета документов личного происхождения;

- уточнение методики организации использования документов личного происхождения и приведение ее в соответствие с нормами законодательства;

- отражение особенностей организации работы с электронными документами личного происхождения.

В Методических рекомендациях также рассматриваются вопросы работы архивов с фондами и коллекциями личного происхождения (личными фондами и коллекциями), включающими как документы личного происхождения, так и официальные документы в подлинниках или копиях (личные документы, материалы служебной деятельности), печатные издания и предметы.

В связи с отсутствием и невозможностью нормативного регулирования вопросов создания, оформления, обращения и хранения документов личного происхождения до их передачи в государственный или муниципальный архив, документы личного происхождения отличаются определенными особенностями.

Для них характерно видовое многообразие (мемуары, дневники, личные письма, научные работы, творческие произведения различных жанров, в том числе рабочие материалы, наброски, различные варианты произведений и др.). Часто наблюдается взаимопроникновение различных видов документов, образование документов смешанных видов (письмо-дневник, письмо-поэма и т.д.).

Документы личного происхождения могут быть представлены на различных носителях, в разнообразных формах. Это текстовые, изобразительные, аудиовизуальные документы и др. В последнее время широкое распространение получили электронные документы, в том числе личного происхождения.

Документы личного происхождения отличаются отсутствием или недостаточностью реквизитов, позволяющих их однозначно идентифицировать и атрибутировать. Это создает определенные затруднения при описании и организации использования документов. В отличие от управленческих и других архивных документов, поступивших из систем общего делопроизводства или систем специальной документации, документы личного происхождения в меньшей степени могут использоваться в качестве официальных доказательств или подтверждений каких-либо фактов, событий. Архив не несет ответственности за достоверность представленной в них информации, предоставляя это пользователям архивов. Однако архивы способствуют формированию источниковой базы будущих исследователей, обеспечивают ее репрезентативность, осуществляя отбор документов личного происхождения на постоянное хранение.

Личные архивы, сложившиеся в результате творческой, общественно-политической, научной деятельности и личной жизни физического лица, членов одной семьи или рода, отличаются, как правило, отсутствием внутренней организации. Нечетко прослеживаются документные связи, история создания и хранения документов. Целенаправленно формируются, в основном, только личные коллекции - результат собирательской деятельности физического лица или нескольких лиц. Сохранность и полнота документальных комплексов характеризуется неравномерностью.

Зачастую документы личного происхождения при передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы представлены в виде россыпи. Как следствие, они подлежат обязательному упорядочению. Необходимо проведение экспертизы ценности и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Документы личного происхождения, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, не подлежат возврату. Для обеспечения соответствующих гарантий необходимо юридически грамотное оформление договора о приеме документов на постоянное хранение в архив, подтверждающего их переход в государственную или муниципальную собственность.

Документы личного происхождения, созданные в результате творческой или научной деятельности их создателей, являются в большинстве случаев объектами интеллектуальной собственности. Следовательно, требуется урегулирование правовых вопросов, определяющих возможности их дальнейшего использования в государственных и муниципальных архивах.

Правовые, организационные и методические аспекты комплектования архивов документами личного происхождения, их систематизации и научного описания, формирования справочно-поисковых средств, составления учетных документов, организации доступа к документам личного происхождения и их использования раскрываются последовательно в Методических рекомендациях, с приведением соответствующих примеров.

Методические рекомендации состоят из введения, 5 разделов и 9 приложений.

При разработке Методических рекомендаций использовался опыт Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ), в частности, ранее изданные "Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство)" (М., 1990), а также методические разработки архивных учреждений Российской Федерации - Российского государственного архива кинофотодокументов (РГАКФД), Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД), архивов Республики Бурятия, Республики Татарстан, Республики Тыва, Удмуртской Республики, Красноярского края, Пермского края, Иркутской, Кемеровской, Кировской, Московской, Мурманской, Нижегородской, Пензенской, Ростовской, Свердловской, Ярославской областей, Санкт-Петербурга.

В процессе работы над Методическими рекомендациями использовались результаты анкетирования государственных и муниципальных архивов (6 федеральных государственных архивов, 15 государственных архивов субъектов Российской Федерации, 19 муниципальных архивов), материалы Круглого стола "Актуальные проблемы комплектования, описания, учета и использования документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах", проведенного в дистанционном формате 2 июня 2020 г., научные публикации по теме работы.

На проект Методических рекомендаций были получены отзывы от 5 федеральных государственных архивов (РГАЛИ, ГА РФ, РГАЭ, РГАКФД, РГАСПИ), 7 органов управления архивным делом и 10 государственных архивов субъектов Российской Федерации (Удмуртской Республики, Чувашской Республики, Алтайского края, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Калужской, Мурманской, Нижегородской, Томской и Ярославской областей, города Москвы, Санкт-Петербурга).

Проект Методических рекомендаций одобрен Комиссией Росархива по научно-исследовательской и методической работе 28 октября 2020 г.

Методические рекомендации подготовлены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Состав авторского коллектива: Романова Е.А. (руководитель темы), Герчикова Н.А. (ответственный исполнитель), Авдейкина М.Н., Альбрехт Б.В., Ловцов А.С., Мягкова Е.М., Олейников О.В., Сабенникова И.В., Симонова Е.Р., Успенская Л.В.

Коллектив авторов выражает благодарность за экспертную и консультационную помощь представителям архивных учреждений, участвовавшим в анкетировании, рецензировании и обсуждении проекта Методических рекомендаций.