1.1.2 Основной этап

На втором (основном) этапе оформляется заявление от гражданина. Заявление может начинаться с фразы:

Я, ФИО, прошу провести комплекс работ по изучению и систематизации моего личного архива с целью отбора документов на постоянное хранение в (название архива).

В заявлении рекомендуется указывать: основные виды документов, их краткое содержание или основную тематику, ориентировочные хронологические рамки, примерные количественные показатели. Там же по возможности указываются основания правообладания. В заявлении рекомендуется указать, передавались ли ранее документы на хранение в другие архивы, музеи, библиотеки, а если передавались, указать куда.

На данном этапе необходимо также получить от гражданина согласие на обработку персональных данных (они неизбежно будут присутствовать в заявлении гражданина и других документах - соглашении, договоре). Согласие может содержаться в тексте заявления или оформляться в виде отдельного документа. Такое согласие и сама обработка данных должны соответствовать требованиям Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Сотрудник отдела комплектования, проводящий работу с гражданином, готовит информационную справку, в которой аргументирует свои выводы о целесообразности работы с данным гражданином как потенциальным фондосдатчиком. В информационной справке излагается биография фондообразователя, отношение к нему фондодержателя (если фондообразователь и фондодержатель - разные лица), дается характеристика находящихся у него документов и указывается их примерное количество.

Заявление и информационная справка рассматриваются на заседании соответствующей экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) <8>, на котором принимается решение о том, что документы личного архива могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации и о целесообразности дальнейшей работы с гражданином как потенциальным фондосдатчиком. Рекомендуется закрепить соответствующие полномочия в положении об ЭПК. При большом объеме работы ЭПК допускается организовать рассмотрение данных вопросов на заседаниях экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) или экспертно-методического совета (далее - ЭМС) архива (при наличии). Решение фиксируется в протоколе.

--------------------------------

<8> Для федеральных государственных архивов - на ЭПК данного архива; для государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов - на ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

В случае принятия положительного решения проводится дальнейший комплекс работ: подвергаются анализу документы личного архива, составляются сдаточные (оценочные) описи, готовится проект договора.

На этом этапе возможно заключение соглашения о сотрудничестве.

Соглашение о сотрудничестве определяет основные направления взаимодействия сторон, в том числе отражает возможность перемещения документов в здание архива в целях проведения предварительной экспертизы ценности документов, проверки физико-химического, технического и биологического состояния и первичного упорядочения (формирования условных единиц хранения) документов потенциального фондосдатчика или организации работы сотрудника архива непосредственно по месту расположения документов. В соглашении фиксируются права и обязанности сторон. Например, могут быть заложены обязанности архива оказывать консультационно-методическую помощь гражданину, провести упорядочение переданных документов, вернуть фондодержателю документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовать из переданных документов самостоятельный архивный фонд и т.д. Обязанности гражданина могут заключаться в следующем: регулярно передавать в архив документы по отдельным договорам дарения (купли-продажи) или по актам приема-передачи <9>, не передавать их в другие архивы, при необходимости забрать или разрешить уничтожить документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, и др. Такое соглашение является по сути рамочным (см. также подраздел 1.3.7 Методических рекомендаций).

--------------------------------

<9> В этом случае существенные условия договора дарения (купли-продажи) должны быть включены в текст соглашения о сотрудничестве - см. подраздел 1.3.2 Методических рекомендаций.

Само по себе соглашение еще не является основанием для передачи права собственности на документы или интеллектуальных прав (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

Документы от потенциального фондосдатчика на данном этапе принимаются в архив по расписке или по акту приема-передачи, не предусматривающему переход права собственности.

Расписка о приеме документов в архив оформляется на бланке архива. В тексте расписки рекомендуется указать ФИО фондосдатчика, примерный перечень принимаемых материалов и их количество, цели приема документов. Количество указывается в документах, папках, коробках. Расписка должна быть подписана начальником (специалистом) отдела комплектования или специалистом, ведущим работу с фондодержателем, с расшифровкой фамилии, имени, отчества.

Акт приема-передачи содержит аналогичные положения, но подписывается двумя сторонами: архивом и фондосдатчиком, составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. В акте на данном этапе не могут присутствовать сведения о решении ЭПК, присвоенном номере фонда и др. <10>

--------------------------------

<10> См. для сравнения: Правила. Приложение 9 (акт приема на хранение архивных документов личного происхождения).

По результатам проведения предварительной экспертизы ценности и первичного упорядочения документов (см. также подраздел 1.5 и раздел II Методических рекомендаций) составляется сдаточная опись (образец см. в Приложении 1 к Методическим рекомендациям), в которую включаются документы, предварительно отобранные для возможного включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Остальные документы возвращаются по расписке (под подпись фондосдатчика) или акту приема-передачи. В соответствии с Правилами, в архивных учреждениях такой акт принято называть "акт возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации". В тексте расписки или акта возврата собственнику или владельцу документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации необходимо указать, что фондосдатчик получил от архива документы, подлежащие возврату, и претензий не имеет. Эти документы в дальнейшем не фигурируют в договоре.

В сдаточной описи указываются основные группы отобранных документов, количество условно сформированных единиц хранения (дел) и количество документов в делах, ориентировочные крайние даты документов, входящих в состав условной единицы хранения (см. Приложение 1 к Методическим рекомендациям). Документы, имеющие признаки особо ценных <11>, вносятся в сдаточную опись под отдельным заголовком.

--------------------------------

<11> См. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации, одобренные Комиссией по научно-исследовательской и методической работе Федерального архивного агентства 06.10.2004.

Внутри условно сформированных дел проводится систематизация документов по хронологии, по алфавиту адресатов, однако нумерация листов, систематизация вариантов рукописей не проводится.

При значительном объеме документов личного происхождения и поэтапной их передаче в государственный или муниципальный архив, сдаточная опись отдельно составляется на каждый передаваемый комплекс документов. Нумерация сдаточных описей производится в пределах данного фонда в валовом порядке.

Сдаточная опись подписывается ее составителем, согласовывается руководителем отдела комплектования, иного профильного структурного подразделения или руководителем архива. В архивах, имеющих несколько структурных подразделений, сдаточная опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр отдается фондосдатчику, второй в дальнейшем передается в наблюдательное дело, а из него - в дело фонда (см. подраздел 1.4 и раздел IV Методических рекомендаций), третий - в отдел научного описания для последующего составления на ее основе описи дел, документов постоянного хранения. В небольших архивах (например, муниципальных) достаточно наличия двух экземпляров.

В случае если гражданин сам составил сдаточную опись, сотрудник архива перед передачей документов в архив проводит сверку наличия документов, внесенных в данную опись, и после этого ставит на ней свою подпись.

Если планируется купля-продажа документов, рекомендуется комиссионное принятие решения о целесообразности покупки и стоимости документов. Такое решение может быть принято ЭПК, но в силу специфичности вопроса рекомендуется предварительно создавать оценочную комиссию, которая отбирает документы, предложенные для закупки, определяет и согласовывает их стоимость. Стоимость устанавливается по взаимному согласию сторон.

После отбора документов составляется оценочная опись, в которой указываются заголовки документов или дел в порядке валовой нумерации, стоимость каждой единицы. В итоговой записи указывается общее количество документов и общая сумма. Оценочная опись в дальнейшем утверждается на заседании ЭПК, подписывается ее председателем и секретарем (см. также подраздел 1.3 Методических рекомендаций).

На данном этапе осуществляется также подготовка и согласование с фондосдатчиком проекта договора (см. подраздел 1.3 Методических рекомендаций).