2.3 Формирование единиц хранения

Единицей хранения и учетной единицей в фондах личного происхождения является дело (см. раздел IV Методических рекомендаций). Единица хранения может состоять из одного документа или группы документов. Формирование единиц хранения должно обеспечить наибольшую сохранность документов и удобство пользования ими.

Единицы хранения в фонде личного происхождения целесообразно формировать небольшими по объему. Объем единицы хранения не должен превышать 100 листов; для особо ценных документов - 40 - 60 листов; для рисунков и чертежей - 10 - 15 листов. Индивидуальные фотографии фондообразователя объединяются не более 20 в одно дело. Количество групповых фотографий в одном деле не должно превышать 10.

Единицы хранения, содержащие рисунки тушью, чернилами не должны превышать 25 листов; акварелью, пастелью и гравюры не должны превышать 10 - 15 листов. Рисунки акварелью и пастелью очень уязвимы при хранении, поэтому должны быть проложены микалентной бумагой. Эскизы композиции картины, этюды и наброски к ней объединяются в одну единицу хранения (не более 10 листов). Изобразительные документы объединяются в единицы хранения по жанрам, внутри жанра - по технике исполнения (не более 10 листов). Каждый альбом с рисунками составляет отдельную единицу хранения. Репродукции с подлинниками не объединяются. Единицы хранения из них формируются по авторскому, тематическому или хронологическому признаку.

Если группа документов превышает эти объемы, их следует разделять на две или несколько единиц с соблюдением логической и хронологической последовательности.

При формировании единиц хранения рекомендуется соблюдать следующие принципы:

- не отделять приложения от основного документа; помещать приложения и конверты после документов, к которым они относятся;

- обложки дел, сформированных фондообразователем, подписанные им, с его пометами, сохраняются и помещаются в единицу хранения вместе с документами;

- дела, сформированные фондообразователем, переформированию не подлежат, если они переплетены; недочеты формирования таких дел можно исправить с помощью развернутого заголовка;

- при формировании новых единиц хранения следует учитывать систему формирования, принятую фондообразователем, если она не противоречит основным принципам научного описания;

- при формировании единиц хранения из россыпи необходимо определить тематическую и временную принадлежность документов, чтобы сформировать логически обоснованные и тематически завершенные единицы хранения;

- в пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учетом взаимной связи и хронологии;

- документы на различных носителях (значки, ордена, дипломы с ледериновой обложкой и пр.) могут быть помещены в одну единицу хранения с документами на бумажной основе только в исключительных случаях, когда их разделение непоправимо прервет логические связи документов;

- документы большого формата (плакаты, афиши, карты), а также малого формата (марки) формируются в отдельные единицы хранения, даже если они связаны с другими документами по каким-либо признакам.

В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности, все листы сформированного дела должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются в правом верхнем углу, а для изобразительных документов и фотографий - в левом верхнем углу на обороте. Документы, наклеенные в альбомах, могут нумероваться валовой нумерацией, каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом.

В листе-заверителе указывается общее количество листов в деле, оговариваются все особенности нумерации (сохранение авторской нумерации и т.д.), указывается также количество фотографий.

К особо ценным делам, содержащим значительное количество листов (например, к альбомам) могут составляться внутренние описи, в которые вносятся все документы в порядке их расположения (см. раздел IV Методических рекомендаций).