4.3. Перевод в электронную форму бумажных архивных документов

4.3.1. Полномочия по переводу документов, содержащихся в реестровых делах, хранение которых осуществляется (осуществлялось) в форме документов на бумажном носителе, в форму электронных образов таких документов осуществляет ФГБУ "ФКП Росреестра" (пункт 6 части 2 статьи 3.1 Закона о недвижимости).

4.3.2. Перевод бумажных документов, помещенных в накопленные и закрытые дела, в электронную форму осуществляется посредством создания электронных образов документов (электронных документов, полностью воспроизводящих текст бумажного документа, в том числе графическое изображение в нем) путем сканирования бумажных носителей, преобразования в цифровую форму (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) с последующей загрузкой в ИС "Архив" без перекомплектования таких дел.

Расшивка томов накопленных и закрытых дел осуществляется в случае, если без такой расшивки не может быть обеспечено качественное сканирование хранящихся в них документов.

4.3.3. Перевод хранимых в бумажном виде накопленных и закрытых дел в электронную форму (далее - работа по переводу) осуществляется посредством:

планомерного проведения работ по переводу в электронную форму помещенных в них бумажных документов (далее - плановый перевод);

перевода в электронную форму бумажных документов при обращении (запросе) должностного лица (работника) органа регистрации прав к делу, находящемуся в архиве, в целях оказания государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета, в том числе по экстерриториальному принципу, а также предоставления сведений, содержащихся в ЕГРН, в виде копии документа (в том числе правоустанавливающего документа), не переведенного в форму электронного документа и (или) электронного образа документа (далее - перевод по запросам).

4.3.4. Ответственное за плановый перевод и перевод по запросам лицо:

сканирует бумажный документ, исходя в том числе из того, что сканируется каждый разворот; нумерация страниц в формируемом файле должна соответствовать нумерации страниц в документе;

осуществляет контроль качества и полноты электронного образа документа, в том числе на предмет читаемости, отсутствия перекосов, затемнений или иных дефектов, соответствия количества страниц документа;

обрабатывает при необходимости каждый отсканированный разворот: удаляет лишние объекты, которые могут появиться при сканировании;

сохраняет файл в установленном для электронных документов формате, гарантирующем возможность воспроизведения документа в исходном виде по истечении времени, для последующей загрузки в ИС "Архив".

4.3.5. Созданный в результате сканирования электронный документ (электронный образ документа) заверяется УКЭП уполномоченного работника органа регистрации прав (ФГБУ "ФКП Росреестра", его филиала) (далее - электронный документ).

4.3.6. Созданные в ходе планового перевода и перевода по запросам электронные документы сохраняются и хранятся в составе реестровых дел в ИС "Архив" с одновременным внесением в каталог архива сведений о реквизитах документа (метаданные), наличии и месте хранения тома на бумажном носителе, содержащего документ.

4.3.7. Выполнение работ по переводу осуществляется на сканирующем оборудовании, обеспечивающем высокое качество отсканированных электронных образов, позволяющем качественно оцифровывать объемные и (или) сброшюрованные документы различного рода, ветхие документы и "кальки" без нанесения ущерба оригиналу.

4.3.8. Работы по переводу выполняются в специально оборудованных помещениях органа регистрации прав, филиала ФГБУ "ФКП Росреестра".

Для обеспечения работы уполномоченного лица, выполняющего работы по плановому переводу и переводу по запросам, при необходимости разрабатываются инструктивные, а также технологические, методические и иные документы.