IV. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ

122. Рассмотренные руководством ГФС России документы передаются для исполнения в соответствующие подразделения только через общий отдел. Выдача документов производится под роспись.

123. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов. Если руководитель подразделения, получив документ на исполнение, не согласен с полнотой указания по исполнению документа, документ повторно передокладывается руководству ГФС России и передается в общий отдел для отметки в учетной форме и передачи другому исполнителю.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Поручение исполнителям дается в форме указания по исполнению документа, которое должно содержать фамилии исполнителей, конкретное задание по исполнению документа, при необходимости срок исполнения, подпись руководителя и дату.

124. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

125. При направлении документа нескольким исполнителям, ответственным за исполнение в целом считается исполнитель, стоящий в указании по исполнению документа первым. Остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Ответственность за своевременную подготовку материалов в равной степени несут все исполнители, указанные в резолюции.

При необходимости ответственный исполнитель вправе созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

Непосредственный исполнитель отвечает за исполнение документа вплоть до отправки его по назначению.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), а также в случае увольнения (перехода на другой участок работы) исполнителя документ передается по акту приема-передачи руководителю подразделения - исполнителя либо, по его указанию, вновь назначенному на исполнение сотруднику.

Документы, адресованные подразделениям, при необходимости передаются в другие подразделения с отметкой в регистрационных формах в общем отделе.

126. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование (визирование), представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

Для получения необходимой информации (не относящейся к категории ограниченного доступа) исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных органа федеральной фельдъегерской связи и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента Российской Федерации, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам.

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, а также передача документа на подпись или на визу не может являться основанием для признания документа исполненным.

127. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении в дело, с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа либо руководителем подразделения-исполнителя.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

128. Документы, направленные в подразделения, после окончательного исполнения обязательно возвращаются в место их регистрации и вместе с копиями ответов подшиваются в дела (при необходимости с таких документов для исполнителей могут быть сняты копии).

Не разрешается подшивать в дела неисполненные документы или же исполненные, но не имеющие отметки об исполнении.