ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

148. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов и операции, производимые с ними в системе ГФС России, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, Ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, настоящей Инструкцией, Регламентом Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, утвержденным приказом ГФС России от 5 сентября 2017 г. N 230 (зарегистрирован в Минюсте России 28 сентября 2017 г., регистрационный N 48348), положениями о подразделениях ГФС России, территориальных органах и должностными обязанностями (инструкциями, регламентами).

149. Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции производятся:

в подразделениях ГФС России - в общем отделе;

в территориальных органах - руководителями этих органов или уполномоченными на это лицами.

150. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и наличия документов и приложений к ним с соответствующими номерами. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату.

151. Все конверты, за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый экземпляр направляется отправителю, второй приобщается к поступившему документу, третий остается в общем отделе.

В территориальном органе акт составляется в 2-х экземплярах: первый экземпляр направляется отправителю, второй приобщается к поступившему документу.

Документы с некомплектными приложениями также возвращаются без регистрации отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и наименование документа) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель (заместитель) общего отдела и сотрудник, вскрывший указанный конверт.

152. Конверт сохраняется и прилагается к документу в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки. В иных случаях конверты, как правило, уничтожаются.

153. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации, в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации (Приложение N 27).

154. Нерегистрируемые документы передаются непосредственно руководству или в подразделения.

155. Документы, адресованные руководству ГФС России, а также адресованные в ГФС России без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются руководством Управления делами, а затем докладываются директору ГФС России и его заместителям, либо возвращаются в общий отдел для направления в подразделение.

156. Поступившие документы в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", "Весьма срочно" передаются на регистрацию незамедлительно.