I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в системе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (далее именуется - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации (далее - ГФС России) документов, совершенствования делопроизводства в системе ГФС России и повышения его эффективности.

2. Инструкция подготовлена в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Положением о Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 7 апреля 2014 г. N 213, Регламентом Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, утвержденным приказом ГФС России от 5 сентября 2017 г. N 230, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в ГФС России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми директором ГФС России.

6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в управлениях центрального аппарата, территориальных органах и подведомственных организациях ГФС России, расположенных в г. Москве (далее также - подразделения ГФС России), методическое руководство за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе ГФС России осуществляет Управление делами ГФС России (далее - Управление делами).

8. Непосредственное ведение делопроизводства:

- в управлениях центрального аппарата, в территориальных органах ГФС России, расположенных в г. Москве, осуществляется общим отделом Управления делами;

- в территориальных органах ГФС России, расположенных в субъектах Российской Федерации (далее - территориальные органы) - руководителем либо сотрудником, назначенным приказом руководителя территориального органа и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями (далее - ответственный за ведение делопроизводства);

- в подведомственных организациях - самостоятельно.

9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора ГФС России.

10. Сотрудники, осуществляющие непосредственную работу с документами, несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство, или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту, который составляется в произвольной форме.

12. При обнаружении утраты документов, их повреждении и в случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, сотрудники подразделений ГФС России обязаны незамедлительно доложить об этом своему непосредственному руководителю и в Управление делами ГФС России, а в территориальных органах - непосредственному руководителю. По распоряжению непосредственного руководителя проводится служебная проверка, о результатах которой информируются руководство ГФС России и руководитель Управления делами ГФС России.