РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

158. Поступающие документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения и регистрируются независимо от способа их доставки:

в подразделениях ГФС России - в общем отделе;

в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства.

159. Регистрация документов производится в пределах выделенных в ГФС России документопотоков.

На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа, сокращенное наименование Службы либо ее структурного подразделения, количество листов основного документа и приложения. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору.

160. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

161. Полученный документ регистрируется в автоматизированной ведомственной электронной системе.

В территориальных органах документы регистрируются в журнал регистрации входящей корреспонденции

Форма журнала входящей корреспонденции приведена в Приложении N 28.

162. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

163. Принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (Приложение N 29).

Принятая факсограмма докладывается руководителю, которому она адресована и передается с указанием по исполнению документа исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм.

Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под роспись в день их приема, срочные - немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой оригинал документа направляется в подразделение-исполнитель. На оригинал документа, переданного по каналам факсимильной связи, переносятся указание по исполнению документа и справки об исполнении документа сотрудником общего отдела (в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства).

Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм.

164. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

165. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

166. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.