Отправка документов

175. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются.

176. Решение о способе доставки документа (фельдъегерской связью обычным или нарочным порядком, почтовой или факсимильной связью, либо по электронной почте и т.д.), а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает подразделение - исполнитель.

При необходимости передачи документа лично адресату, исполнитель расписывается в получении подлинника на копии или получает пакет с распиской, которую затем возвращает в общий отдел (в территориальных органах - ответственному за ведение делопроизводства) с подписью принявшего пакет.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, либо руководства Управления делами ГФС России.

177. Оформление корреспонденции для отправки фельдъегерской связью производится согласно требованиям, предъявляемым к корреспонденции, направляемой через фельдъегерскую связь.

Корреспонденция сдается на отправку по реестрам, вторые экземпляры которых с отметкой о принятии корреспонденции на отправку, помещаются в номенклатурное дело.

178. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

Передача по факсимильной связи исходящих документов учитываются в журнале учета факсограмм.

На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, передавшего (получившего) факсограмму.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

179. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом (в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Минюсте России 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем возвращается с распиской работников почтового отделения связи и помещается в номенклатурное дело.

180. Обработка документов для отправки телеграфной связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17 ст. 1557).