СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА

86. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

87. К видам деловой переписки относятся:

служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по фельдъегерской, почтовой связи;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;

телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети;

факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

88. Служебные письма ГФС России готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады об исполнении поручений вышестоящих органов;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ГФС России;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

Текст писем может содержать: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и др.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документа.

Правила оформления служебных писем приведены в Приложении N 24.

89. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием руководителя по исполнению документа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по своему решению. Если срок исполнения не указан, то ответные письма подготавливаются и направляются отправителю в срок не более 30 дней с момента регистрации.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководством ГФС России, руководителями структурных подразделений ГФС России или территориальных органов.

90. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, как правило, заверяются печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

91. Согласование служебных писем со структурными подразделениями ГФС России, к компетенции которых они относятся, осуществляется исполнителями служебных писем.

92. Дата письма - дата его подписания.

93. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях, в том числе в положениях о структурных подразделениях ГФС России, территориальных органах, должностных обязанностях, инструкциях и регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Служебные письма территориальных органов готовятся в соответствии с предоставленными полномочиями.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартных листах бумаги A4, при этом наименование органов власти - авторов документа, указываются в реквизите "Наименование должности".

94. Телеграммы в системе ГФС России оформляются и направляются телеграфной связью в соответствии с требованиями Правил оказания услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

Текст телеграммы печатается на бланке письма (формат A4) и подписывается должностным лицом, направляющим телеграмму. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

Телеграммы категории "Правительственная" направляются только директором ГФС России или его заместителями.

Образец оформления телеграммы приведен в Приложении N 25.

95. Телетайпная переписка осуществляется только в случаях, диктуемых служебной необходимостью. Руководители структурных подразделений ГФС России, территориальных органов не должны визировать телетайпограммы, в которых поставленные вопросы не носят срочного характера и могут быть изложены в письме.

Адрес, текст, номер телетайпограммы и подпись печатаются прописными буквами через 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов и исправлений и только на одной стороне листа.

В адресе сначала указывается пункт назначения, номер принимающего телетайпа и наименование адресата.

Текст не должен содержать больше 200 слов, должен излагаться кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается смысл телетайпограммы. В ответах на запросы первыми словами текста являются дата и номер документа, на который дается ответ.

Запрещается дословно повторять текст действующих приказов, распоряжений и инструкций. В отдельных случаях дается ссылка на соответствующие пункты документов с указанием их даты и номера.

Исправления, внесенные при подписании телетайпограммы, должны быть оговорены надписью "исправленному верить" и заверены лицом, заверяющим копии. В конце текста печатается ее исходящий номер.

Наименование должности подписавшего и фамилия печатаются после номера с новой строки через 1 интервал.

Адрес, текст и наименование должности отделяются 2 межстрочными интервалами. Номер печатается через 1 межстрочный интервал.

Наименование должности и фамилия отделяются чертой.

Под чертой печатается наименование должности лица, подписавшего телетайпограмму, расшифровка подписи, дата, фамилия и телефон исполнителя.

Образец составления телетайпограммы приведен в Приложении N 26.

Телетайпограммы подписываются директором ГФС России и его заместителями, руководителями территориальных органов.

96. По каналам факсимильной связи передаются срочные письменные сообщения (факсограммы), носящие, как правило, информационно-справочный характер. В исключительных случаях разрешается передача по каналам факсимильной связи писем органов федеральной фельдъегерской связи, с обязательной последующей досылкой бумажного оригинала.

При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".