Приложение N 19

к п. 53 Инструкции

ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ)

1. Проекты приказов (распоряжений) в системе ГФС России готовятся и вносятся на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся на основании соответствующих представлений, рапортов и заявлений кадровой службой, а в территориальных органах - сотрудником, ответственным за кадровую работу.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) возлагается:

в подразделениях ГФС России - на руководство Управления делами ГФС России и общего отдела;

в территориальных органах - на руководителя территориального органа.

2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются:

в подразделениях ГФС России - исполнителем и руководителем подразделения ГФС России, внесшим проект; руководителями ГФС России, деятельности которых они касаются или которым в проекте приказа даются конкретные поручения; руководством Управления делами ГФС России, общего отдела и правовым отделом Управления делами ГФС России (визируются проекты нормативных правовых актов);

в территориальных органах - ответственным за ведение делопроизводства, сотрудниками, отвечающими за соответствующее направление деятельности, а в управлениях ГФС России по федеральным округам и юрисконсультом.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся существенные изменения, он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые директору ГФС России на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

3. Проекты приказов (распоряжений) после подготовки направляются исполнителем с его визой в ООДОиТЗИ для проверки корректором. Корректор карандашом отмечает погрешности в текстах указанных проектов (орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, нарушения правил оформления реквизитов, несоответствие содержания положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иные замеченные им недостатки). Проекты приказов (распоряжений) визируются корректором с проставлением соответствующего штампа после исправления исполнителем всех погрешностей.

4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках конкретного вида документа (приказы, распоряжения) и представляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

5. Приказ (распоряжение) печатается шрифтом размером N 14 без помарок и исправлений.

Левое поле документа должно составлять не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм. При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами в 1 - 1,5 см от его верхнего края. Верхнее текстовое поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм от края листа.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации - для приказов (распоряжений) ГФС России.

Геральдический знак - эмблема - для приказов (распоряжений) территориальных органов.

Наименование ГФС России или территориального органа.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и регистрационный номер - печатаются центрированным способом.

Дата приказа (распоряжения) совпадает с датой подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения), например: 05 июня 2008 г. N 21.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из знака "N" и его порядкового номера. В приказах по личному составу порядковый номер дополняется буквами "л/с", например: "122 л/с"; в приказах о поощрениях - буквой "п", например: "155-п"; в приказах по административно-хозяйственной деятельности - буквами "ахд", например: "120-ахд"; в приказах по отпускам, командировкам и взысканиям - буквами "окв", например: "145-окв"; в распоряжениях - буквой "р", например: "155-р".

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок печатается полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами и выравнивается по центру.

Например:

О составе Центральной экспертной комиссии ГФС России

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Допускается составление заголовка, если это обусловлено необходимостью поисковой системы.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа ("приказываю"). Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт следующего содержания: "Приказ довести до сведения...", за исключением приказов о наложении на сотрудников органов внутренних дел, прикомандированных к Государственной фельдъегерской службе Российской Федерации, дисциплинарных взысканий.

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит одновременно с проектом приказа (распоряжения).

Визы включают в себя личные подписи, расшифровку подписей и дату, а при необходимости и должности визирующих. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, звания, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности и звание печатается от границы левого поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия с пробелом между ними) располагается на уровне последней строки (звания) от правой границы текстового поля.

Например:

Приказы (распоряжения) подписываются директором ГФС России (лицом, исполняющим его обязанности), а также в соответствии с распределением обязанностей его заместителями, а при необходимости, в соответствии с приказом директора ГФС России - руководителями управлений центрального аппарата.

Приказы (распоряжения) территориальных органов, в чьи полномочия входит издание приказа (распоряжения), подписываются их руководителями, а в их отсутствие - замещающими их лицами.

6. Приложения к проектам приказов (распоряжений) печатаются на отдельных листах бумаги и визируются руководителем подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа (виза - на обороте последнего листа) приложения.

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается.

7. Совместные приказы (распоряжения) ГФС России (территориальных органов) и других органов и организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем").

При оформлении совместного приказа (распоряжения):

наименования ГФС России и других федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение) - располагается центрованным способом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым из органов власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей, подписавших совместный приказ (распоряжение), располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены далее.