11. Отметка о наличии приложений к документу

11. Отметка о наличии приложений к документу.

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах), или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и другим документам).

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

В сопроводительных письмах отметку о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, в отметке о приложении указываются наименования каждого документа-приложения, они нумеруются, указываются количество листов и экземпляров каждого приложения:

Например:

Приложение:	1.	Справка о........... на 3 л. в 2 экз.
	2.	Проект................ на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержание информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о..., для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 3 л. в 1 экз.

На приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), договорам, правилам, инструкциям, положениям и другим документам отметка о приложении оформляется следующим образом:

- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается "(приложение)", если приложений несколько - "(приложение 1)", перед номером приложения допускается ставить знак номера - "(приложение N 2)";

- отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. В отметке о приложении указываются наименование вида основного документа, его дата и номер:

Например:

Приложение N 2

к приказу ГФС России

от 12 мая 2010 г. N 101

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу ГФС России

от 12 мая 2010 г. N 101

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом.

Например:

Приложение:

письмо МВД России от 13.03.2010 N 15/27 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа:

Например:

Приложение N 2

УТВЕРЖДЕНО

приказом ГФС России

от 12 мая 2010 г. N 101

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.), отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, и имена файлов.

10. Текст документа 12. Гриф согласования документа