ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ

129. Контроль исполнения документов (далее - контроль) состоит из осуществляемых процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ГФС России.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

130. Контроль включает в себя: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

131. Контроль поступивших в ГФС России документов, поручений руководства ГФС России, запросов и обращений обеспечивается общим отделом и отделом организационно-документационного обеспечения и технической защиты информации ГФС России.

Контроль документов других систем документации (отчетной, плановой, финансовой, снабженческой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих подразделениях ГФС России.

Контроль документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений ГФС России и территориальных органов. В целях повышения ответственности за исполнение документов руководитель структурного подразделения ГФС России или территориального органа еженедельно анализирует состояние исполнения заданий и поручений.

Заместители директора осуществляют контроль приказов (распоряжений), других документов по наиболее важным вопросам деятельности ГФС России.

132. Контроль документов в ГФС России строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных.

Документ, взятый на контроль, вносится в электронную регистрационную карточку, в которую полностью переносится указание по исполнению документа, автор документа, его номер, дата поступления (подписания или утверждения), исполнитель и срок исполнения, информация о ходе исполнения контролируемых документов (поручений).

При постановке на контроль на документе проставляется реквизит "Отметка о контроле документа".

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или автор документа.

133. В случае исполнения документа несколькими подразделениями подлинник документа, как правило, направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

134. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения сотрудник, ответственный за контроль документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем и участком, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.

135. Снятие документов с контроля осуществляется в общем отделе. Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу, исполнитель оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнен документ.

136. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе проставляется отметка о снятии с контроля, подпись лица, подтверждающего снятие с контроля, дата.

137. Управление делами, как правило, еженедельно представляет директору ГФС России, его заместителям, руководству управлений центрального аппарата и территориальных органов в г. Москве информацию о находящихся на контроле поручениях.