2.4. Создание документов с использованием СЭД

44. В СЭД МЧС России используются, обрабатываются и хранятся:

1) электронные документы, создаваемые в СЭД без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные документы, полученные по СЭД и МЭДО;

3) электронные копии документов, полученные по СЭД и МЭДО или в результате сканирования.

45. Порядок работы с электронными документами в территориальном органе, организации МЧС России регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", другими нормативными правовыми актами, Инструкцией и Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России.

46. Электронный документ имеет юридическую силу и несет предусмотренные для данного документа последствия.

47. Подготовка, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронные документы должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией и иметь реквизиты, установленные для аналогичного вида документа на бумажном носителе.

48. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления, внутренние документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Подготовка проектов документов осуществляется в СЭД (за исключением проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, доверенностей, актов) исполнителем структурного подразделения путем создания в СЭД проекта документа с использованием соответствующего шаблона, заполнения атрибутов ЭРК, размещения в СЭД пояснительной записки к проекту документа, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания у руководства МЧС России или структурного подразделения усиленной квалифицированной электронной подписью.

49. Согласование электронных документов руководителями структурных подразделений осуществляется с использованием простой электронной подписи.

50. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования распечатывается исполнителем из СЭД на оборотной стороне последнего подписного листа документа (в случае большого количества согласующих - дополнительно на отдельном листе, прилагаемом к документу), и составляет его неотъемлемую часть. Ответственность за соответствие листа согласования проекта документа, распечатанного на бумажный носитель, электронному листу согласования, размещенному в СЭД, несет исполнитель.

51. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России и (или) поступившие в МЧС России на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

52. Состав документов МЧС России, хранение которых осуществляется на бумажном носителе, определяется соответствующим перечнем, утверждаемым приказом МЧС России. СЭД обеспечивает разработку проектов таких документов и их согласование в электронном виде.

53. Подготовка проекта документа, его согласование, подписание, регистрация в СЭД в зависимости от вида документа осуществляется в соответствии с Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России.