VII. Особенности хранения электронных документов

7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:

на физически обособленных носителях в двух экземплярах, один из которых является основным, а другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах или приспособленных помещениях, при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

в информационной системе архива на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.

Основные экземпляры носителей электронных документов хранятся обособленно от рабочих экземпляров и от копий электронного фонда пользования. Основной экземпляр предназначен для восстановления рабочего в случае его повреждения. Рабочий экземпляр полностью идентичен основному по содержанию, предназначен для создания на его основе копий электронного документа и для использования в других процессах внутриархивной деятельности, а также, в случае неисправимых повреждений основного экземпляра, для его восстановления.

7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

- применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

- наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию <76>, а также контролировать физическое и техническое состояние;

--------------------------------

<76> Миграция - процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата; конвертация (конвертирование) - процесс перевода документов из одного формата в другой. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы URL: https://allgosts.ru/01/140/gost_r_iso_15489-1-2019 (дата обращения: 26.03.2021).

- проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

- организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

Рекомендуется, чтобы хотя бы один экземпляр был записан на носителе с однократной записью информации (например, CD-R). При наличии такой возможности, желательно использовать разные типы носителей или создавать еще один экземпляр на носителе, отличном по типу от основного и рабочего экземпляров (например, если оба экземпляра хранятся на оптическом носителе, дополнительный желательно иметь на магнитном).

7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:

- ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации <77>;

--------------------------------

<77> Доктрина информационной безопасности Российской Федерации (Утверждена Указом Президента Российской Федерации от 5 декабря 2016 г. N 646). URL: http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201612060002?index=0&rangeSize=1 (дата обращения: 26.03.2021); Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности" // Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 1, ст. 2; 2015, N 41, ст. 5639 (часть II). URL: https://base.garant.ru/12181538/ (дата обращения: 26.03.2021); постановление Правительства Российской Федерации от 6 июня 2015 г. N 676 (ред. от 15.09.2020) "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации" // Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 28, ст. 4241. URL: https://base.garant.ru/71120998/ (дата обращения: 26.03.2021); постановление Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации" // Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 47, ст. 6599. URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71152176/ (дата обращения: 26.03.2021).

- соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации <78>;

--------------------------------

<78> Статья 16 Федерального закона N 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11.02.2013 N 17 "Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах" (зарегистрирован Минюстом России 31.05.2013, регистрационный N 28608), с изменениями, внесенными приказом ФСТЭК России от 15.02.2017 N 27 (зарегистрирован Минюстом России 14.03.2017, регистрационный N 45933). URL: https://base.garant.ru/70391358/ (дата обращения: 26.03.2021).

- резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.

Комплекс мер по обеспечению сохранности информации и ее восстановления включает в себя:

- проведение регулярного регламентного копирования хранящейся информации;

- проведение внепланового резервного копирования хранящейся информации;

- хранение резервных копий в разных помещениях с техническими средствами (серверами, активным сетевым оборудованием и т.п.);

- восстановление хранящейся информации из резервных копий;

- исключение несанкционированного доступа к резервным копиям;

- автоматическое обнаружение сбоя любого из устройств, включая автоматизированную диагностику причин сбоя <79>.

--------------------------------

<79> Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. - М.: ВНИИДАД, 2012. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-storage.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Комплекс мер по обеспечению сохранности информации и ее восстановления должен осуществляться в соответствии с разработанным регламентом резервного копирования и восстановления данных.

Электронные документы, хранящиеся с использованием информационной системы архива, подвергаются регулярной антивирусной обработке в автоматическом режиме без изъятия этих документов из системы. После удаления вирусов электронные документы должны проверяться на целостность и аутентичность.