XXXI. Учет копий архивных документов на правах подлинников

31.1. Копии архивных документов на правах подлинников в соответствии с законодательством Российской Федерации включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации <125>. Архив ведет учет копий архивных документов на правах подлинников.

--------------------------------

<125> Статья 5 Федерального закона N 125-ФЗ.

Копиями архивных документов на правах подлинников являются:

- микрофильмы (микрофиши) архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем;

- копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц;

- копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй Мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

Копиями архивных документов являются микрофильмы (микрофиши), бумажные носители, аудиовизуальные документы.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные на бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются в единицы хранения (единицы учета).

31.2. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи. Каждая единица хранения (единица учета) учитывается по описи дел, документов под самостоятельным номером. В описи напротив заголовка единицы хранения (единицы учета) в графе "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Коллекции учитываются в списке фондов (Приложение N 5 к Правилам) в соответствии с пунктами 23.2, 26.2 Правил.

Копии архивных документов на правах подлинников учитываются по отдельной описи дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

31.3. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш независимо от количества отснятых на нем единиц хранения и документов. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.