Гигабайты, терабайты, петабайты

Объем в гигабайтах умножается на 1024.

Объем в терабайтах умножается на 1048576 (или дважды умножается на 1024).

Объем в петабайтах умножается на 1073741824 (или трижды умножается на 1024).

К каждому электронному делу составляется реестр документов электронного дела, где указываются: номер по порядку, номер дела, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа, объем (в МБ). В целях удобства использования реестр документов целесообразно составлять в электронном виде и заверять электронной подписью лица, ответственного за учет. При отсутствии заверяющей электронной подписи составляется удостоверяющий лист, куда включаются данные реестра (контрольная сумма и объем). Удостоверяющий лист оформляется в бумажном виде, подписывается составителем и утверждается лицом, ответственным за учет.

К каждому документу рекомендуется составлять реестр файлов, где указываются: даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов. Пофайловый учет ведется только в электронном виде, с применением программ и сервисов автоматического составления списков файлов и определения их форматов.

При отсутствии электронной подписи в реестре файлов документа электронного дела рекомендуется составлять удостоверяющий лист с указанием контрольной суммы (хеш-суммы) и алгоритма расчета контрольной суммы файла. Контрольные суммы (хеш-суммы), полученные в результате применения к файлам электронных документов хеш-функций, являются их уникальными идентификаторами, подтверждающими аутентичность и целостность электронных документов. Удостоверяющий лист оформляется в бумажном виде, подписывается составителем и утверждается лицом, ответственным за учет.

Изменения в реестры документов и файлов электронного дела вносятся при конвертации, миграции электронных документов и проведении антивирусных мероприятий, в результате которых происходят изменения хеш-сумм, объема, формата, даты и времени последнего изменения электронных документов.

Все действия, связанные с перезаписью, миграцией, конвертацией электронных документов необходимо отражать в актах/протоколах. В акте конвертации/миграции/перезаписи (и других операций с файлами) следует указать основание для соответствующей операции с файлом. В таблице акта целесообразно отразить: N записи по порядку, N дела, количество файлов (если выборочно), вид операции, особые отметки в графе "Примечание". В итоговой записи к акту или в качестве приложения приводится реестр файлов, подлежащих конвертации/миграции/перезаписи (может быть отсылка к реестру файлов, приложенному к описи), а также реестр полученных файлов. Акт подписывается лицом, осуществившим операцию и проверившим качество работ. Акт утверждается руководителем архива.

В акте приема-передачи в графе "Название, номер описи" для электронных документов может быть указан вид принимаемых электронных документов (базы данных, оцифрованные документы), в графе "Примечания" - количество носителей и их объем.

Все изменения в учетные документы вносятся на основании актов.

Учет носителей электронных документов ведется в книге учета носителей электронных документов. Книга ведется на бумажном носителе и/или в электронном виде. В нее вносятся сведения о физически обособленных носителях электронных документов и записанных на них единицах хранения.

В архиве могут вестись вспомогательные учетные формы по учету электронных документов. Например: список фондов, содержащих электронные документы; реестр баз данных, удостоверяющий лист электронного дела и др.

Архивный шифр электронных дел, документов, хранящихся в информационной системе архива, включается в состав их метаданных.

30.2. Описи электронных дел, документов учитываются в общем реестре описей дел, документов согласно пункту 23.2 Правил.