Форма списков источников комплектования

Форма списка организаций - источников комплектования архива дана в Методических рекомендациях "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" (М., 2012) <141>.

--------------------------------

<141> Приложение 2 Методических рекомендаций "Определение организаций - источников комплектования...".

При оформлении списков организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов рекомендуется предусмотреть наличие следующих граф:

графа 1 - порядковый номер (присваивается последовательно по всему списку);

графа 2 - индекс организации (присваивается по классификационной схеме <142>);

--------------------------------

<142> См. Приложение 3 Методических рекомендаций "Определение организаций - источников комплектования...".

графа 3 - наименование организации (приводится полное и сокращенное наименование организации по учредительным документам);

графа 4 - форма собственности (указывается государственная (федеральная, субъекта Российской Федерации); муниципальная; частная (организации, общественного объединения, физического лица) <143>;

--------------------------------

<143> Статьи 7, 8, 9 Федерального закона N 125-ФЗ.

графа 5 - форма приема документов (указывается: полная 1, выборочная повидовая 2.1, выборочная групповая 2.2) (см. комментарии к Главе XXXVII Правил);

графа 6 - наличие научно-технических документов, аудиовизуальных документов и иной специальной документации (указываются виды специальной документации, образующихся в организации);

графа 7 - примечание (указывается дата и номер протокола ЭПК о включении или исключении организации из списка. Например: "включена" договор от..., N ...; решение ЭПК от...; "исключена" решение ЭПК от...; для негосударственной организации указывается также номер и дата договора).

Каждой организации присваивается порядковый номер по списку организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива и индекс. Негосударственные организации и общественные объединения включаются в разделы списка, соответствующие профилю их деятельности, и помещаются в конце раздела. Внутри разделов, подразделов перечень организаций систематизируется по алфавиту наименований.

Списки граждан - источников комплектования составляются в произвольной форме. В них рекомендуется указывать порядковый номер; фамилию, имя, отчество гражданина (отчество указывается при наличии); адрес, контактные данные; наименование и номер существующего либо наименование предполагаемого личного фонда или коллекции; основание для включения в список; примечания.

В список, по мере необходимости, вносятся изменения и дополнения. Исключение граждан из списка производится в случае их отказа от сотрудничества с архивом (расторжения договора); прекращения образования у гражданина документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации; завершения приема всех документов фонда; смерти фондосдатчика (в этом случае возможно заключение нового договора с его наследниками при необходимости). При включении новых граждан они вносятся в конец действующего списка. Дополнительная информация включается в графу "примечание".

35.5. Организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании решения ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации.

35.6. Проекты списков источников комплектования подлежат согласованию:

- федеральных государственных архивов - с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (после рассмотрения их на ЭПК федерального государственного архива);

- государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

- научных организаций - с ЭПК научной организации.

Согласование оформляется решением соответствующих ЭПК и ЦЭПК. Решение вступает в силу после его утверждения в установленном порядке <144>.

--------------------------------

<144> Приказ Росархива N 63. URL: http://archives.ru/documents/position.shtml (дата обращения: 26.03.2021); Приказ Росархива N 62. URL: http://archives.ru/documents/position.shtml (дата обращения: 26.03.2021); Приказ Росархива N 61. URL: http://archives.ru/documents/position.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

35.7. Согласованные списки источников комплектования архива подлежат утверждению:

- руководителем архива (научной организации)

или

- органом местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления).

35.8. Архив осуществляет внесение изменений в списки источников комплектования в случаях:

- создания, реорганизации, ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжения договора);

- прекращения образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

- включения организации в список источников комплектования другого архива на основании решения ЦЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации;

- изменения организационно-правовой формы, наименования, местонахождения организации.