Таблица 6

--------------------------------

<90> Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона N 2202-1.

Выдача архивных документов для вышеупомянутых целей из архивохранилища муниципального архива, музея, библиотеки и научной организации осуществляется с письменного разрешения заведующего муниципальным архивом, музеем, библиотекой и научной организацией.

Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов на бумажной основе и проверку на воспроизводимость аудиовизуальных документов, перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Если пользователь желает ознакомиться с подлинником архивного документа (при наличии фонда пользования), он должен подать на имя директора архива письменное заявление с обоснованием причин необходимости этого. Для рассмотрения заявления пользователя в архиве создается комиссия (из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов), которая выдает заключения о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа.

14.2. На основании утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом заключения комиссии производится выдача пользователям подлинников нижеперечисленных архивных документов:

- уникальных;

- имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

- имеющих копию фонда пользования;

- признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с пунктом 13.1 Правил;

- с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования).

В целях подготовки заключения комиссией оценивается наличие в архивном документе угасающего текста, пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение) и ломкости носителя.

Заключение должно содержать:

- название архива;

- дату составления и номер заключения;

- вводную часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр архивного документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии;

- основную часть, содержащую доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения;

- заключительную часть, содержащую вывод о возможности либо невозможности выдачи подлинника архивного документа.

Срок подготовки заключения и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа.

Пользователь, заказавший подлинник указанного в настоящем пункте архивного документа, уведомляется (устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей) о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией.

Подписанное всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей заключение передается руководителю архива или уполномоченному им лицу, которые в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии должны утвердить его. В течение пяти рабочих дней пользователь должен быть уведомлен о принятом решении устно или по его требованию - письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

В случае принятия решения о выдаче пользователю подлинника архивного документа, утвержденное заключение комиссии передается заведующему архивохранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи документа.

Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело соответствующего архивного фонда, к составу которого отнесен подлинник архивного документа.

14.3. Копии фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, выдаются пользователям по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

14.4. Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат архивные документы:

- особо ценные;

- имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

- несброшюрованные;

- содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес;

- ранее не выдававшиеся (только при первой выдаче).

После полистной проверки дела в него вкладывается лист-заверитель.

Архив самостоятельно определяет состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.

14.5. Единицы хранения, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь нанесенный непосредственно на них и (или) первичное средство хранения, в котором они находятся, архивный шифр (пункт 22.6 Правил), пронумерованные листы, лист-заверитель дела (пункт 23.2 Правил, Приложение N 8 к Правилам) и лист использования архивных документов. В случае отсутствия какого-либо из перечисленных элементов они перед выдачей документов должны быть восполнены.

Подготовка архивных дел к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку архивных дел;

- сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью дел, документов (книгой учета аудиовизуальных документов);

- полистную проверку архивных дел - в вышеустановленных случаях.

Сверка архивного шифра архивных документов с описью дел, документов (книгой учета аудиовизуальных документов) предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального документа на пленочном носителе, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии множественных или объемных исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

В случае выдачи отдельных архивных документов из дел в читальный зал они выдаются в обложке, на которой проставляется соответствующий штамп.

Пользователю выдается рабочий экземпляр электронного документа или его копия на бумажном носителе. В случае необходимости заверения копий электронных документов при их выдаче по запросу пользователей используется электронная подпись руководителя архива или уполномоченного им должностного лица, либо производится заверение копии электронного документа на бумажном носителе в установленном порядке.

14.6. Архивные документы (в том числе копии фонда пользования) выдаются на сроки, указанные в таблице 7.