22.2. Учетные номера и архивные шифры

Учетный номер является уникальным обозначением учетной единицы, в соответствии с которым она может быть однозначно идентифицирована.

Учетный номер является составной частью архивного шифра.

Состав и специфика хранимых в архивах документов требуют, в ряде случаев, более подробного (детального) указания номера единицы хранения/единицы учета, без ее просмотра, дающее представление об особенностях документа (принадлежности к историческому периоду, типе документации, виде носителя, наличии частей). В связи с этим в архивах могут применяться разные по составу учетные номера.

Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).

Учетные номера фондов могут быть простыми и составными.

Примеры:

простой номер - Ф.750, Ф.1357;

составной номер - Ф. Р-231; Ф. П-450 (Р - принадлежность к советскому периоду, П - партийный фонд).

Учетные номера описи могут быть простыми, составными, расширенными.

Примеры:

простой номер - Оп.1, Оп.2;

составной номер - Оп.1 л/с (личный состав); Оп.1т (технологическая), Оп.1г (граморигиналы, грампластинки), Оп.1.MP3. Оп.1/312 (312 - старый номер описи);

расширенный - Оп.1, ч. 1; Оп.2, т. 2.

Учетные номера единиц хранения (единиц учета) могут быть простыми, составными и расширенными.

Для документов на бумажном носителе (единица хранения):

Примеры:

простой номер - Д.1, Д.55;

составной номер - Д.1а, Д.55в;

расширенный номер - Д.1. Ч.1; Д.55. Ч.2.

Допускается использование литерных номеров единиц хранения.

Для аудиовизуальных документов:

Примеры:

простой номер единицы учета - 0-345, 27372;

составной номер единицы учета - ВФ-238, ВФ-214, ВФ-1293 (видеофильмы); Г-238; Г-41810 (граморигиналы, грампластинки); М-6008 (магнитный носитель);

расширенный номер единицы хранения - 28156-1, 28166-2, 28156-3; 555 - 1-4.

К учетному номеру единицы учета кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов добавляется условное обозначение элемента комплекта, а также может добавляться вид носителя информации.

Примеры:

9-ЦХ-14184-4 (в данной упаковке находится четвертая часть девятичастевого позитивного кинодокумента - цветного художественного фильма, имеющего цифровую часть расширенного учетного номера 14184).

22.3. Учетный номер архивного фонда присваивается по списку фондов (Приложение N 5 к Правилам). Не допускается присвоение одинаковых номеров фондов в пределах одного архива.

Описям дел, документов присваиваются очередные порядковые учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда (коллекции).

Одинаковые номера могут присваиваться описи в пределах архивного фонда, при использовании литеры для обозначения типа документации, вида носителя информации.

Примеры:

Оп.1 л/с;

Оп.1 к/д (кинодокумент);

Оп.1 DVD.

Описи дел, документов также учитываются по реестру описей валовыми номерами.

Единицам хранения (единицам учета) учетные номера присваиваются по описи дел, документов.

22.4. К особенностям нумерации архивных фондов относятся:

- невозможность присвоения вновь поступившему архивному фонду номера утраченного, выбывшего архивного фонда либо номера фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда или присоединенного к другому архивному фонду;

- возможность присвоения объединенному архивному фонду номера одного из архивных фондов, входящих в его состав;

- добавление индексов к номеру фонда.

Примеры:

Индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (Р-1, Р-2 и т.д.), может добавляться к номерам архивных фондов за 1917 - 1991 годы.

Индекс П, отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (П-1, П-2 и т.д.), может добавляться к номеру архивного фонда, поступившему из архивов КПСС;

- добавление к номеру архивного фонда по личному составу через дробь номера архивного фонда по основной деятельности того же фондообразователя.

Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления <117>.

--------------------------------

<117> Части 2 - 4 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

22.5. В списке фондов указывается последнее название фондообразователя, в рамках периода, за который приняты архивные документы. Все переименования указываются на титульном листе описи (Форма N 51) и в листе фонда (Форма N 36). При значительном числе переименований фондообразователя все они в хронологической последовательности указываются в продолжении листа фонда, а также в листе переименований, который может составляться к описи и помещаться после титульного листа (см. также комментарии к пункту 37.7 Правил).

22.6. Архивный шифр единицы хранения включает:

- официальное сокращенное наименование архива;

- номер архивного фонда;

- номер описи дел, документов;

- номер единицы хранения.

Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает:

- официальное сокращенное наименование архива;

- номер архивного фонда;

- номер описи дел, документов;

- номер единицы хранения;

- вид коллекции;

- вид носителя;

- обозначения видов документов, включенных в комплект.

Архивный шифр единицы хранения аудиовизуальных документов включает:

- официальное сокращенное наименование архива;

- номер архивного фонда;

- номер описи дел, документов;

- номер единицы учета.

В состав архивного шифра в ряде исторических архивов, имеющих на хранении сложные по составу фонды, может включаться указание года, архивной связки.

Примеры:

РГВИА. Ф.395. Оп.327. 1819 г. Д.1118.

РГВИА. Ф.37. Оп.1/191. Св.3. Д.37.

22.7. Единицы хранения архивных документов представляют собой, в зависимости от вида документов:

- для архивных документов на бумажных носителях - дело, представляющее собой совокупность документов или один документ;

- для кино- и видеодокументов (кроме электронных) - физически обособленный рулон кинопленки, магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и/или звуковой информации, размещенный(ая) в коробке, футляре или боксе;

- для фотодокументов (кроме электронных) - физически обособленный кадр (негатив, дубль - негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, размещенный(ые) в конверте, коробке;

- для фонодокументов (кроме электронных) - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, фоновалик, граморигинал, грампластинка с записью звуковой информации, размещенный(ая) в конверте, коробке, футляре или бюксе;

- для электронных документов - электронное дело, представляющее собой совокупность электронных документов или один электронный документ.

Так, например, одной единицей хранения будет являться база данных, состоящая из нескольких файлов, или фотография, видеозапись, состоящие из одного файла.

В исключительных случаях, документы, состоящие из большого количества файлов, или большое количество документов по одному вопросу - переписные листы, новостные ленты и др., - могут быть разбиты на несколько единиц хранения в соответствии с ограничениями используемых носителей информации, файловых систем, операционных систем и программно-аппаратного обеспечения. При этом каждая единица хранения будет иметь один порядковый номер с указанием тома, части.

22.8. Единица учета (для аналоговых аудиовизуальных документов) представляет собой запись события, произведения с единым самостоятельным заголовком, занимающую часть физически обособленного носителя (единицы хранения), один или несколько физически обособленных носителей (единиц хранения).

Спецификой аналоговых аудиовизуальных документов, сохраняющихся на материальных физически обособленных носителях, является временная продолжительность. Создаваемые в аналоговых форматах пленочные кинофильмы и записываемые на магнитных лентах фоно- и видеоматериалы могут из-за большой длительности записи размещаться на нескольких носителях или занимать только часть предусмотренного для записи объема носителя. Поэтому с целью учета таких аудиовизуальных документов стало необходимым добавить единицу учета, ассоциированную с заголовком аудиовизуального произведения. Таким образом, аудиовизуальное произведение в целом с единым самостоятельным заголовком считается единицей учета, а его части, размещаемые на физически обособленных носителях, - единицами хранения.

Архивный шифр единицы учета, имеющей части, т.е. записанной на нескольких единицах хранения, выглядит следующим образом:

- РГАФД. Ф.45. Оп.4"м". Ед. уч.1(1).

- РГАФД. Ф.45. Оп.4"м". Ед. уч.1(2).