11.9. Учет физико-химического и технического состояния архивных документов

Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов, который оформляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1) для документов на бумажном носителе - в:

листе-заверителе дела (Приложение N 8 к Правилам);

листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов (Формы N N 10, 32);

карточке учета архивных документов с повреждениями носителя/текста (Форма N 19);

картотеке (книге, базе данных) учета физического состояния архивных документов;

2) для аудиовизуальных документов - в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента (Формы N N 21, 22, 24, 25);

3) для электронных документов - в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (Форма N 23; только для электронных документов на физически обособленных носителях).

Учет физического и технического состояния электронных документов, хранящихся в информационной системе архива, ведется в информационной системе архива.

Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, признанных в установленном порядке находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (Глава XIII Правил), ведется отдельно в специальном перечне с указанием сроков проведения реставрационно-консервационных работ. Необходимые отметки проставляются также в соответствующих документах учета физического и технического состояния архивных документов.