10.3. Технология проведения проверки наличия и состояния архивных документов

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка и проверка наличия учетной документации может проводиться и как самостоятельный вид работы.

10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в следующих документах:

- листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (Форма N 32);

- акте проверки наличия и состояния архивных документов (Форма N 10).

При обнаружении технических ошибок заполняются соответствующие пункты в следующих актах:

- о технических ошибках в учетных документах (Форма N 5),

- об обнаружении архивных документов (Форма N 7),

- о неисправимых повреждениях архивных документов (Приложение N 1 к Правилам).

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно при необходимости составляются: акт о технических ошибках в учетных документах, акт об обнаружении архивных документов, акт о неисправимых повреждениях архивных документов и другие акты.

10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения и делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.

Проверку наличия и состояния архивных документов рекомендуется проводить комиссией в количестве не менее трех человек, включая заведующего архивохранилищем.

В ходе проверки проводится сверка информации на обложках дел на соответствие с описательными статьями описи, при этом может быть обнаружено отсутствие дела, включенного в опись, наличие дел, не относящихся к определенному фонду, наличие неучтенных дел и ошибки в описательных статьях описей.

При полистной проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. Итоги проверки фиксируются в листах-заверителях.

При проверке наличия и состояния аудиовизуальных документов описательная статья описи сверяется с описанием на этикетке, коробке (для кино-, фоно- и видеодокументов) и с изображением (для фотодокументов).

При проверке наличия и состояния фотоальбомов проводится сверка их фактического наличия с описью фонда и сопоставление содержащихся в них фотодокументов с внутренней описью фотоальбома.

По книгам выдачи устанавливаются шифры архивных документов, выданных в читальный зал и рабочие помещения архива. По книгам и актам выдачи устанавливаются шифры архивных документов, выданных во временное пользование. Выданные архивные документы считаются имеющимися в наличии, при этом на месте их хранения должны находиться карты-заместители.

При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения в соответствии с топографическими указателями;

- возвращать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно расположенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета аудиовизуальных документов), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов при их нефондовом хранении) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива;

- изымать и изолировать единицы хранения электронных документов на физически обособленных носителях, содержащих вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей антивирусной обработки.

В сроки, установленные руководством архива, рекомендуется систематически проводить сплошную или выборочную проверку наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года.

При подтверждении наличия дел результаты указанной проверки оформляются в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия.

10.6. Изменения в соответствующие учетные документы вносятся только по окончании проверки наличия архивных документов. В конце описи дел, документов (или книги учета аудиовизуальных документов) проставляется штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета аудиовизуальных документов) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются, проставляется штамп с указанием даты проверки, фамилии и инициалы работника, проводившего проверку.

10.7. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивные документы, единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (Форма N 20). Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе и (или) в информационной системе архива.